办公室专员

工作职责一：办公室工作
1、负责公司高管范围的各项行政事务统计报送。
2、负责公司高管会议的会务准备、会议纪要撰写，确保会前、会中和会后相关会议的组织与落实。
3、负责公司内网新闻的起草，建立完善内网新闻管理规则及流程，负责根据审批意见，办理内网文稿的上架、下架及转载。
4、根据总裁参会需要，负责起草总裁所需发言稿、PPT，保证稿件内容贴合会议主题。
5、办公室文件的收集、整理、归档。
6、负责公司公文、信函、报告等材料的收发、会签、转递工作，做好登记、存档管理。
7、负责每年需完成的委托书的更新。
8、参与公司对外信息中办公室管理范围内信息、数据、资料的报送。
9、OA系统基础操作与维护协助
工作职责二：会议管理
1、认真执行公司会议管理相关制度、流程。
2、负责部门内部会议管理，包括会议室预约、会议通知发布、会务安排、会议纪要撰写、工作进度跟进等。
3、明确会议时间、会议场地、参会人员、会议议题的确定并及时发布会议通知。
4、根据会议具体情况，完成会议资料的收集、整理、装订；会务用品的准备；会务设备的调试等工作。
5、根据会议内容和讨论结果，按时攥写会议纪要、会议记录并跟进各项工作进展，及时汇报保障会议效果。
工作职责三：配合业务部门常规对外报送公司材料
1、依据制度，完成对外报送资料的内部收集整理，审批和报送。
2、负责对接、分析公司内部资料需求方信息口径及资料需求的客观合理性，辅导部门明确报送范围。
3、负责对接资料提供部门，明确资料提供口径和范围，确保资料提供准确有效。
4、每年12月底前，整理汇总年度常规资料报送清单和口径，及非常规资料报送类别和属性。
工作职责四：公文管理
1、负责公司公文办理、签发办理、整理立卷和归档并保证及时完成公文管理各项工作，确保公文时效性；根据领导审批反馈意见，及时知会行文部门。
2、监督指导公司各部门行文规范，检查督促公文运转和办理情况。
3、建立电子档案，每年元旦前完成文件登记、归档工作，确保已签批完结的公文可查询、可调阅。
4、对公文管理各环节发现的问题总结归纳，及时向主管领导汇报，并提出解决意见和建议。
工作职责五：办公室档案管理及档案室管理
1、认真执行公司档案管理相关规章制度、流程。
2、监督引导制度范围内档案的流转、收集、整理、保管、借阅、统计工作，确保档案完整科学，便于查找。
3、根据制度,负责移交档案文件的验收，做到归档文件的完整，装订整齐,配合各部门档案调阅需求，协调办理调阅手续。
4、每年协同各部门办理档案室档案交接，并及时汇报档案交接进展情况。
5、定期清查档案，对清查中损坏、遗失的档案，应及时进行反馈，做好补救措施。
6、每月末完成当月档案资料的归档、完成台账录入。
工作职责六：公司制度管理
1、根据窗口期工作计划，梳理公司管理制度，协同各部门完成制度修订的组织与辅导。
2、对公司新增制度的合理性、执行性、内容的结构性提出辅导建议。
3、协同相关部门，对新发布或有重大修订的制度组织制度宣讲会。
4、负责制度修订相关会务准备和会议安排，并做好会议纪要。
工作职责七：培训工作
1、负责新员工入职培训工作，包括更新培训课件、推送培训通知、培训任务、跟进学习进度与考试，实施入职一周及一月满意度调查。
2、负责跟进项目人才培训全流程，监督学员课程学习、作业提交，组织实施线下学习分享等活动；负责项目人才学员考评工作，完成月度、季度、结业及毕业各阶段的评价流程。
3、负责培训系统基础信息维护与管理，员工账号开通、关闭及权限分配等日常账号管理工作；推送培训任务、活动，完成课程上下架等工作。
4、负责培训档案的纸制版与电子版汇总与整理：培训档案包括培训名称、参训人员、培训时间、培训内容、效果评估方式及考核结果；单项培训的记录应于培训完成后两周内完成，年度培训记录应于次年1月底前完成。
5、协助统筹线上、线下培训的工作安排；协助培训物料准备、培训会场布置、培训会务准备、培训记录准备；协助培训过程组织、过程监督和反馈等；负责安排培训现场会务工作。
6、协助开展培训需求调研基础工作，包括在线编辑问卷、修改通知，收集调研结果并解答问卷填写问题。