400-885-9898
职位描述
行政专员
岗位职责:
1业务部门秘书事务
1.1承担上级日常交办工作
1.1.1承担上级主管签证、火车票、飞机票、酒店、饭店的预定工作；
1.1.2承担上级主管账款报销或借款工作；
1.1.3承担上级主管日程安排工作；
1.1.4承担上级主管办公室日常巡查工作，为上级主管营造良好的工作环境；
1.1.5承担上级主管签批文件上传下达工作；
1.1.6承担上级主管来电和信件管理工作；
1.1.7上级主管交办的其他工作。
1.2承担业务部门日常工作
1.2.1负责办公室6S日常稽核工作和值日安排；
1.2.2参与ISO体系重要活动；
1.2.3负责会务组织工作，编制会议日程整理，撰写会议纪要，追踪、落实会议做出的各项决议；
1.2.4编写上级安排PPT、Word及其他报表和工作报告；
1.2.5协助部门领导开展培训工作、汇总统计员工考勤、绩效；
1.2.6收集部门内人员所需领取的办公用品明细，完成领取及发放工作；
1.2.7负责部门出差人员报销单核对并登记及发票整理。
1.2.8执行部门日常考勤管理(加班、请假、销假、打卡异常及旷工)；
1.2.9编写与维护制部门人员组织架构、员工档案；
1.2.10承接部门人员入职、离职事项；
1.2.11配合完成员工转正调查表、合同续签流程；
1.2.12部门物品、物资管理；
1.2.13承担新老员工的生日礼物、鞋服领取及更换、宿舍问题报修、节假日礼物发放。
1.3部门体系建设
1.3.1协助上级主管草拟公司及部门管理制度及流程，同时协助监督执行情况；
1.3.2协助上级主管草拟完善作业标准化规程、信息的管理制度，并协助监督执行；
2行政事务管理
2.1承担公司行政费用（办公费、通讯费、水电费等）管理，审核公司行政费用报销请求；
2.2定期编制汇总行政管理报表，并进行分析；
2.3办理公司物资财产的保险办理、出险理赔、财产损失的评估事宜；
2.4承担公司会议室的日常管理，接受会议室预定并提供会议服务；
2.5钥匙安全管理；
2.6建立宿舍管理台账，员工宿舍分配与管理工作；
2.7出具员工住宿证明，协助办理居住证；
2.8承担公司级会议管理，根据会议要求布置会场，做好公司级会议记录，负责会议材料的存档；
2.9按照三标体系要求开展工作并保留记录，并持续整改不符合项。
3固定资产管理
3.1制定公司固定资产管理制度和流程；
3.2收集各个部门固定资产需求申请，送报上级主管审批；
3.3承担非生产性固定资产的实物管理工作；
3.4新购进固定资产的检查、验收，建立固定资产卡片；
3.5公司非生产性固定资产检查、维修和报废工作；
3.6参与非生产性固定资产招标工作，并对投标方资质进行审查。
4办公用品管理
4.1制定公司办公用品管理制度；
4.2收集各部门办公用品需求信息，编制办公用品年度采购计划；
4.3承担办公用品的采购、保管、发放和回收，建立办公用品台账，定期核查所领物品登记表；
4.4承担公司节日福利礼品的采办及发放工作；
4.5承担公司对外礼品的采购、保管和进出台账管理工作。
5档案资料管理
5.1编制公司所有档案管理制度及档案编码规则；
5.2承担公司档案中心建设，对公司各类行政档案的收集、整理、归档与保管工作；
5.3承担公司重要活动影音资料的收集整理和保管、销毁工作；
5.4承担公司所有证照管理：办理、日常管理、借阅、更新或续办等。
66S管理
6.1负责制定公司6s管理制度、流程和标准，报分管领导审核通过后监督实施；
6.2负责公司6s管理的宣传和培训工作；
6.3负责各个部门6s管理成效的巡查，并监督不合格部门进行及时整改；
6.4负责制定和实施6s管理成效奖惩制度。
7宿舍管理
7.1负责制定公司宿舍管理制度、流程和标准，报分管领导审核通过后监督实施；
7.2负责公司宿舍人员的管理：入住安排、宿舍调整、卫生管理、安全管理、退宿管理；
7.3负责公司宿舍的日常检查工作：
7.4负责宿舍管理的奖惩执行。
8企业文化管理
8.1搭建企业文化理念体系，整合、提炼企业文化，提出企业文化核心价值观建议；
8.2开发企业文化培训课件，组织开展企业价值观、企业精神、经营理念等学习、培训和教育；
8.3制订年度企业文化推进计划及费用预算，宣传企业文化的核心价值取向；
8.4承担企业文化活动策划，组织企业文化活动；
8.5编制企业文化手册；组织编制企业年度大事记；编制企业文化案例汇编，协助其他部门使用公司企业文化手册；
8.6组织制定企业形象宣传手册及宣传用品，推进企业文化VI识别系统及宣传看板建设，督导VI规范使用，督导企业文化宣传落地；
8.7负责公司党支部和工会管理，协助党支部书记和工会主席组织开展公司党支部和工会的工作。
8.8制定员工行为规范，督导员工行为。
9公司品牌建设
9.1根据公司使命愿景和战略规划，制定公司品牌管理策略；
9.2制定年度品牌形象建设实施方案并对实施情况进行监控；
9.3建立并维护与各类媒体的关系，承担公司形象媒体宣传工作，制定企业形象宣传片、宣传资料及商务礼品等；
9.4负责公司广告等宣传资料的编制，负责审核公司市场宣传与品牌相关的内容；
9.5负责审核企业网站里企业形象相关信息；
9.6协助进行企业网站建设与维护。
10公关关系管理
10.1依据公司战略发展，负责与企业相关利益者建立良好的关系；
10.2负责保持并维护政府相关部门的良好关系，参与有关宣传企业形象的社会性良性的活动，收集相关政策法规等信息；
10.3负责建立良性宣导机制，建立其良好的社会公共关系；
10.4协助企业内部公共关系建设和管理；
10.5协助编制公司接待管理制度及具体的接待方案；
10.6协助公司日常内外接待和大型活动的统筹和管理；
10.7协助公司危机公关管理工作。
11公文管理
11.1负责制定公司公文管理办法，报分管领导审核通过后监督实施；
11.2负责公司公文的处理；
11.3负责指导公司各部门公文处理工作。
12资质、项目申报
12.1负责收集资质申报信息，分析申报流程；
12.2负责寻找合适的资源和渠道，组织公司资源完成办理相关公司资质；
12.3负责及时收集、整理和分析政府奖励基金政策，筛选出适合公司申报的项目；
12.4负责奖励基金项目的信息收集、可行性研究、材料准备，完成项目资源整合、申报、跟踪评审、资金到账和验收工作。
13信息化建设
13.1负责制定公司信息化建设长期规划和年度计划；
13.2负责培训和指导公司员工使用信息化系统；
13.3负责门禁系统信息维护；
13.4负责服务器安装软件，设置和配置服务器，管理用户和数据库，以及维护任务；
13.5负责计算机及相关设备的管理、电脑维护和报废、软件应用管理；
13.6负责IT技术培训工作。
13.7负责交换机、防火墙等硬件、软件维护工作综合协调；
13.8负责内部局域网络维护和日常管理；
13.9公司电话网络、办公设备、安全监控系统的日常维护与管理；
13.10负责公司信息化平台及系统维护工作；
13.11负责公司信息系统安全和IT保密信息的管理工作，负责公司IT信息外泄事件的调查取证。
14EHS管理
14.1负责制定公司EHS管理制度、流程，报领导审批后监督执行；完善EHS管理体系；
14.2收集国家、地方有关健康安全环保法律、法规、规范、标准，并做适用性、合规性评价；
14.3编制年度EHS工作计划、培训计划、巡视计划；
14.4负责组织EHS检查工作，落实责任部门，并跟进整改；
14.5负责对接EHS相关的第三方专业供应商，确保公司健康安全环保活动符合法律法规要求；
14.6负责协调与有关协作部门、政府主管部门的检查、材料申报等工作，保持良好的公共关系；
14.7指导生产、工程过程中的各项健康、安全、环保活动，减少各类事故的发生；
14.8建立、完善职业健康监护管理制度，制订公司职业病防治、跟踪计划，提出整改措施建议；
14.9支持人事部门组织的员工普通健康检查和职业健康检查，鉴定体检结果；
14.10承担环境监测工作，进行公司危废物品的处理工作；
14.11分析安全事故、职业危害趋势和重大事故隐患，定期开展应急演练，提出改进安全工作的意见。
15其他
承办领导交办的其他工作。
任职要求:
1、本科学历；
2、专业不限；
3、五年及以上相关工作经验；
4、有较强的沟通、协调和解决问题的能力。
工作地点
上海奉贤区兰宝科技园
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