行政助理（上海）

岗位职责：
一、采购与供应商管理：
1. 物资采购统筹
负责办公用品（文具、耗材）、生活物资（咖啡豆、牛奶、零食）、绿植等全流程采购，依据库存消耗数据提前规划采购计划，控制成本避免浪费 。
规范制作采购订单（PO），完成对账、付款追踪及报销流程 。
管理名片定制（实体/电子）全流程，确保设计符合公司要求 。
2. 供应商全周期管理
定期梳理供应商合同，跟进续约事宜，审核条款变更以维护公司利益 。
建立分类清晰的供应商档案库，监控合作质量，及时解决履约问题 。
二、资产与后勤管理：
1. 设施运维与环境保障
对接物业/总包公司，巡检办公设备设施，及时报修并跟进进度，保障安全运行 。
管理电梯卡（发放、回收、补办）、建立完备使用台账 。
三、行政支持服务：
1. 接待与活动协调；
负责访客预约登记、引导接待、证件发放及茶水服务，灵活应对突发需求
协助员工活动策划与执行，包括物资采买、现场布置及应急调整，增强团队凝聚力 。
管理层等上级领导安排的其他行政任务
四、数据维护：
按时完成Citizenship sofi系等数据录入与更新，确保准确性；
按时收集，更新行政内部各费用、信息表 。
任职要求 ：
1.学历要求：大专及以上学历；
2.职业素养：耐心细致，踏实负责，能主动发现并解决潜在问题
3.能力要求：
灵活应变：高效处理突发状况及复杂问题 。
成本意识：优化采购流程，严控行政预算 。
沟通协调：跨部门协作及外部供应商谈判能力 。
4.技能基础：
熟练使用办公软件，会使用Canva等图文设计工具；
或有做过公众号推文等工作经验优先考虑；
英语四级；