行政专员

行政专员（后勤与费用管理方向）职位描述

核心职责：全面负责公司后勤保障体系的日常运营管理，并统筹员工费用报销流程的高效执行，确保行政工作有序、合规、低成本运行。

一、后勤管理（门房、餐厅、清洁工、公务车）

1. 门房管理
- 监督门房人员的日常工作规范，包括人员及车辆进出登记、访客接待引导、安全巡查等。
- 维护门房区域的整洁与秩序，确保门禁系统、监控设备等正常运作。
2. 餐厅管理
- 协调餐厅供应商，保障员工餐食的质量、卫生与准时供应，定期收集员工反馈并优化餐品。
- 负责餐厅的日常巡检，监督卫生状况、食材储存及设备维护，处理用餐相关的突发问题。
3. 清洁管理
- 制定并监督执行办公区域、公共区域的清洁计划，确保清洁工作达标。
- 管理清洁人员团队或外包清洁服务，进行工作安排、检查与考核。
4. 公务车管理
- 负责公务车辆的调度、使用登记与日常维护保养安排，确保车辆状况良好。
- 管理司机团队（若有），规范行车安全与服务标准，处理车辆使用中的异常情况（如违章、事故）。

二、费用报销管理

1. 负责员工日常费用报销单据的接收、审核工作，确保票据真实、合规，报销内容符合公司财务制度。
2. 指导员工规范填写报销单，解答报销相关疑问，对不符合要求的单据进行退回并说明原因。
3. 及时将审核通过的报销单据提交至财务部门，并跟踪报销款项的支付进度，确保员工报销款及时到账。
4. 定期整理报销数据，协助财务部门进行费用统计与分析，提出费用优化建议。

三、其他行政支持

1. 协助组织公司各类会议、活动的后勤保障工作。
2. 负责行政相关物资的采购、入库与分发管理。
3. 完成上级交办的其他行政事务。

任职要求

- 大专及以上学历，行政管理、工商管理等相关专业优先。
- 具备1年以上行政后勤或费用报销相关工作经验，熟悉行政工作流程及财务报销规范。
- 具备良好的沟通协调能力、问题解决能力和抗压能力，工作细致、责任心强。
- 熟练使用Office办公软件，具备基本的数据分析能力。