行政专员、助理

岗位职责
1. 日常行政事务管理：
负责公司办公环境维护与管理，员工宿舍及食堂管理
2. 文档与资料管理：
负责公司文件、合同（非核心工程合同，侧重行政、采购、人事相关）、通知、信函的收发、登记、传阅、归档、保管（纸质与电子版），尤其需熟悉建筑行业常用文件格式和流程。
建立和维护规范的文件档案管理系统，确保文件查找便捷、安全保密。
协助整理、打印、装订各类项目投标文件、资质文件、验收资料等（视公司分工而定）。
管理公司证照、资质证书（原件/复印件）、印章（行政章、合同章等）的保管、使用登记与申请流程。
3. 接待与沟通协调：
负责重要接待、会议安排、报告文书起草、信息传达。
安排差旅行程（机票、酒店、车辆）、预订及报销。
组织或协助组织公司会议、培训、团建、商务接待（包括项目相关方如业主、监理、分包商的接待）。
作为各部门之间、总部与项目部之间的沟通桥梁，确保信息顺畅传递。
与供应商保持良好的沟通协调。
4. 人力资源基础支持 (通常与HR部门协作)：
协助发布招聘信息、安排面试、办理新员工入职手续（工位、用品、门禁卡等）。
员工考勤记录、统计与初步核对（可能涉及项目现场人员）。
员工劳动合同、人事档案的整理与保管
协助组织员工活动、福利发放。
5. 专项支持：项目现场支持： 为项目现场临时办公室提供必要的行政、后勤支持（如物资调配、协调），可能需要不定期前往项目现场。
安全与合规：协助进行办公区域的安全宣传，管理安全相关文件（如培训记录），确保行政工作符合公司安全政策和行业规范。
分包商/供应商管理 (行政侧)： 协助收集、整理分包商/供应商的资质文件、保险单等（行政备案所需部分）。
资质维护支持： 协助准备资质申报、年检所需的行政类文件。
车辆管理 、 协调公司车辆（尤其是项目用车）的调度、保养、保险等 。 6 协助总经理安排其他工作 行政专员 岗位要求
1. 基本素质与能力：
学历：本科及以上。211、985学校毕业生优先、优秀应届研究生毕业生优先。 行政管理、文秘、工商管理、建筑工程管理等相关专业优先。
经验：1-3年行政文秘类工作经验（应届生不要求工作经验），有建筑、房地产、工程类企业工作经验者优先。
沟通协调能力：优秀的语言表达和书面写作能力，善于沟通协调内外部关系，具备良好服务意识。
细致认真与责任心：工作细致、耐心、有条理，责任心强，能处理繁杂事务，对文件管理和数据准确性要求高。
执行力与解决问题能力：能高效执行任务，具备独立处理日常事务和解决突发问题的能力。
抗压能力:能适应建筑行业快节奏、多任务并行的环境，处理项目高峰期或突发事件的行政需求。
保密意识： 严格遵守公司保密制度，妥善保管重要文件和信息。
团队合作：具备良好的团队协作精神。
2. 专业技能：
办公软件精通：文书写作：具备良好的公文写作能力，能起草通知、函件等一般性文件。
档案管理: 了解文件档案管理的基本知识和方法（纸质和电子）。
3. 行业知识与偏好：了解建筑行业基本流程：对工程项目的基本流程、常用术语、相关方（业主、设计、监理、分包）有一定了解者优先。
熟悉建筑行业相关文件：对工程联系单、部分资质文件、验收资料等格式有一定接触或了解者优先。
安全意识：对办公环境安全和建筑行业安全规范有一定认识。
适应性与灵活性:能适应建筑公司项目制工作特点，可能需要配合项目加班或处理紧急事务，
4. 其他
持有驾驶证，驾驶技术娴熟。
熟悉基本的财务报销流程。
了解招投标流程（行政支持部分）。
熟悉企业微信、钉钉、OA等办公协同软件。
掌握简单的图片处理或视频编辑技能。
根据公司安排、需接受驻项目上班