一、会议室管理
1、协助总部部门预定会议室,协调会议时间,调试各会议室影音设备,协助各部门解决会议室设备使用问题;
2、会前预先做好桌牌、茶水、咖啡饮料、文件等会议室布置,做好迎接送往,与会中的倒茶倒水等接待服务。
二、前台管理
1、接听总部前台总机来访电话,做好电话记录与判断真实业务转接;
2、生活快递室日常清整,协助员工寄送快递,负责总部快递业务合同签订与费用结算;
3、新员工与临时人员录入门禁系统,及时清除离退修职工门禁记录,门禁系统出现故障及时报修;新增新人入总部钉钉群。
三、办公用品管理
1、依据办公用品日常库存与领用情况,同时依据采购制度,从京东慧采平台进行采购与出入库管理,并定期结算平台费用与充值,定期盘点库房,确保库存。四、接待管理
1、负责宾客来访酒店预订与费用结算,协议酒店合同续签与开发(30余家酒店),航空公司合同续签与开发,与财经中心更新在途平台数据;
2、采购与领用日常伴手礼品,挑选礼品供应商与礼品包装公司,货比三家选购物美价廉的礼品;做好伴手礼的采购与领用的出入库台账,核对分摊到不同的部门的成本中心,季度统计台账发送财务备案;
3、春节与中秋节节日礼品集中采购与领用,供应商选择、选品、合同签订、费用结算与报销、礼品收货与盘点、发送并统计各部门需求、组织各部门领取等,并分摊到各部门成本中心;
4、采购职工茶水间的咖啡豆,工会生日会零食,以及会议接待所需的零食茶餐水果等,并做好会议接待特殊的手作咖啡;
5、登记总部部门上交客户馈赠礼品的移交与登记手续;
6、每月定期为董事长办公室修剪摆放插花;
7、保障总部食堂贵宾餐厅宾客来访用餐过程的接待服务。
五、行政工作
1、每月统计总裁办各科室月度付款计划并在0A上进行月度计划提交;
2、行政科各项合同签订、后勤物资采购、费用支付与报销、新供应商录入,费用统计与预算等工作;(如房租、水电、物业、维修、各类采买等)
3、一嗨租车管理:总部一嗨租车平台合同签订,人员增减、费用审核结算、功能开通与关闭、合同签订等监督管理;按照月度整理并发送营销中心一嗨租车费用明细清单给营销领导;
4、集团公司租房补贴数据统计:年度统计各基地租房补贴情况,定期提醒各基地按照时间要求清退享受补贴人员。修订租房补贴管理制度;
5、集团公司月度私车公用数据统计:按季度审核与提示新材料事业部各基地及三所高管提交的私车公用流程,清晰记录台账,定期修订管理制度;
6、集团公司捐赠登记:根据OA提交的实际情况,进行台账录入;
7、总裁办与行政科领导安排各类临时工作,以及跨部门协作工作。