会务前台接待/行政文员

有经验者优先。主要负责会议全程的接待服务、流程协调及后勤支持。工作要求：
一、会前准备工作
1. 会议信息确认
- 提前与会议主办方对接，明确会议主题、时间、地点、参会人数、议程安排等关键信息。
- 确认嘉宾名单（如重要领导、VIP客户）、座位安排（如主席台、嘉宾席、普通席）及特殊需求（如双语服务、无障碍设施等）。
2. 场地与物资布置
- 协助布置会场：摆放桌签、引导牌、背景板、横幅等，确保视觉呈现符合会议主题。
- 准备接待物资：签到表、嘉宾胸牌、会议资料袋（含议程、笔、笔记本等）、饮用水、茶杯/瓶装水、纸巾等。
- 检查设备运行：调试音响、麦克风、投影仪、LED屏、签到系统（如电子签到设备）等，确保正常使用。
3. 人员协调与分工
- 与礼仪、安保、餐饮等团队沟通，明确岗位职责（如引导路线、应急处理流程）。
- 提前培训临时接待人员（如兼职礼仪），确保服务标准统一。
二、会议期间接待服务
1. 嘉宾接待与签到
- 在会场入口迎接嘉宾，微笑问候并引导签到：
- 普通参会者：核对姓名后发放资料、胸牌，指引座位。
- VIP嘉宾：专人接待，引导至休息室或专属座位，提供个性化服务（如茶水、会议资料提前送达）。
- 处理签到异常：如嘉宾信息未登记、临时增加参会人员，及时与主办方沟通解决。
2. 引导与秩序维护
- 指引嘉宾至正确会场，尤其在多分会场的情况下，确保路线清晰（如张贴指示标、安排引导员）。
- 维持会场入口秩序，提醒参会者关闭手机或调至静音，避免大声喧哗。
- 协助主办方控制入场时间，及时提醒迟到人员尽快入座，不影响会议进程。
3. 会议支持服务
- 茶水服务：根据会议时长，适时为嘉宾添水（如中场休息时、发言间隙），注意轻手轻脚不干扰会议。
- 资料补充：及时为遗漏资料的嘉宾补发文件，或协助传递会议所需物品（如话筒、白板笔等）。
- 突发情况处理：
- 设备故障：立即联系技术人员维修，或启用备用设备（如备用麦克风、投影仪）。
- 紧急事件：如嘉宾身体不适，迅速联系医护人员并协调离场；如火灾等突发情况，引导疏散至安全区域。
4. 信息传递与沟通
- 及时向主办方反馈会场动态（如参会人数统计、嘉宾特殊需求）。
- 协助传递会议临时通知（如议程调整、临时新增环节），通过小声提示或便签告知相关人员。
三、会后收尾工作
1. 嘉宾送别与反馈收集
- 会议结束后，在出口送别嘉宾，致谢并询问体验感受（如需收集反馈，可提供纸质或电子问卷）。
- 协助VIP嘉宾安排车辆、行李搬运等善后事宜。
2. 资料与物资整理
- 回收未使用的资料、胸牌、桌签等物品，分类整理后交还主办方或存档。
- 统计消耗物资（如饮用水、纸笔用量），反馈至后勤部门以便补货。
3. 场地恢复与结算
- 配合保洁团队清理会场，恢复桌椅摆放原状，检查是否有嘉宾遗留物品（如有，及时联系失主）。
- 与场地提供方、设备租赁方等核对费用，协助完成结算流程。
4. 会议总结与记录
- 整理接待过程中的问题与亮点（如签到效率、嘉宾投诉点），形成书面总结报告提交给上级。
- 归档会议相关资料（如签到表、嘉宾名单），以便后续会议参考。
四、其他职责
- 行政支持：协助预订会议室、安排餐饮（如茶歇、午餐）、对接酒店住宿等后勤事务。
- 形象管理：保持前台区域整洁，个人着装符合会议规格（如正装、礼仪制服），举止得体、语言规范（如使用普通话、礼貌用语）。
- 跨部门协作：与销售、会务、IT等团队密切配合，确保会议全流程无缝衔接。
岗位核心能力要求
- 沟通能力：善于倾听需求，表达清晰，具备良好的客户服务意识。
- 应变能力：快速处理突发状况，如人员冲突、设备故障等。
- 组织协调力：有序安排接待流程，协调多方资源。
- 细节把控：注重签到准确性、资料完整性、服务及时性等细节。
- 工具熟悉度：掌握会议管理软件（如腾讯会议、Zoom）、电子签到系统、办公软件（Excel/Word）等。