负责处理各类行政事务、文书工作及内部沟通协调,确保行政后勤工作有序、专业,为各部门提供可靠支持。
核心职责:
1. 文书处理、印章、档案管理:
负责公司公文(通知、纪要、函件等)的起草、排版、打印、发放及归档。撰写、整理会议纪要、工作报告等综合性材料,确保信息准确、格式规范。负责各类文件、合同、档案的收发、登记、传递、保管和电子化归档工作,建立并维护完整的档案管理系统。
2. 会务与接待支持:
协助安排公司会议,负责会议室预定、设备调试、会场布置及会议用品准备。
负责外部来访客户基本招待工作,展现公司专业形象。协助组织公司内部活动、年会、团建等。
3. 日常行政事务:
负责公司公车油卡、ETC等公车服务的日常协管工作,负责办公用品的采购申请、入库登记、发放管理及成本控制。管理办公环境,监督保洁工作,协调处理办公设备(如打印机、复印机)的日常维护与报修。
4. 沟通与协调:
作为部门间的沟通桥梁,准确传达行政通知与信息。协助行政部日常联络、跟进事务进度。
5. 上级交办的其他工作:完成领导临时交办的各项任务,如差旅安排、数据统计、信息收集等。
任职要求:
(一)硬性条件
1. 教育背景:统招大专及以上学历,文秘、行政管理、中文、工商管理等相关专业优先。
2. 工作经验:5年以上行政、文秘或助理相关工作经验。优秀应届毕业生亦可考虑。
3. 专业知识与技能:
文书能力:具备优秀的书面表达能力,能熟练撰写各类公务文书,文笔流畅、条理清晰。办公软件:精通 Microsoft Office、WPS、企业微信等办公软件,能高效进行文档排版、数据表格处理及演示文稿制作。
办公设备:熟练操作打印机、复印机、扫描仪、投影仪等常用办公设备。
(二)软性素质与能力
1. 细致严谨与责任心:工作认真仔细,有极强的责任心,能妥善处理繁琐事务。
2. 沟通协调能力:具备良好的语言表达和人际沟通能力,待人接物大方得体,服务意识强。
3. 执行力与应变力:能高效执行上级指示,对临时性、突发性任务有良好的应变和处理能力。
4. 保密意识:具有较强的保密意识,能妥善处理公司内部敏感信息和文件。
5. 团队合作精神:性格开朗,乐于协作,能积极配合同事及各部门完成工作。
6.要求形象气质较好。