办公室主任（总助）

一、岗位核心定位
作为公司行政与商务协同的核心枢纽，全面统筹办公室日常运营，主导业务谈判支撑、公文全流程管理、内部业务协同及高端商务接待工作，承上启下传递公司决策、协调跨部门资源，维护内部运营秩序，塑造外部商务形象，为公司业务发展提供高效行政保障与商务支撑。
二、主要工作职责
（一）业务谈判支撑与执行
谈判统筹：协同业务、法务、财务等部门，梳理谈判需求（如合作协议、服务采购、商务合作等），制定谈判策略与预案，明确核心诉求与让步空间，主导或参与关键业务谈判（如供应商合作、项目合作框架协议等）。
过程管控：把控谈判节奏，记录谈判要点，及时协调解决谈判中的分歧；谈判后牵头整理纪要，跟进协议起草、审核与签署进度，确保谈判成果落地，同步建立谈判案例库，优化后续谈判策略。
跨部门协同：联动业务部门明确谈判标的细节（如服务标准、价格体系、交付周期），对接法务部门审核协议合规性，保障谈判内容与公司利益一致，降低合作风险。
（二）公文全流程管理
公文起草与审核：牵头起草公司核心公文（如战略规划、年度总结、请示报告、对外函件、合作协议初稿等），严格遵循《党政机关公文处理工作条例》及公司公文规范，审核各部门报送公文的格式、逻辑、表述准确性，确保公文质量。
公文流转与归档：搭建公文全流程管理体系，规范 “起草 - 审核 - 签发 - 印发 - 传阅 - 归档” 流程，使用公文管理系统实现线上流转，跟踪公文办理进度，避免延误；负责公司重要公文（含电子档、纸质档）的分类归档与保管，确保可追溯、防泄密。
公文标准化建设：制定公文写作模板（如通知、报告、函件），组织公文写作培训（如格式规范、语言逻辑），提升全员公文素养；定期更新公文管理制度，适配公司业务发展与外部政策要求（如最新公文格式标准）。
（三）内部业务管理
日常运营统筹：负责公司办公秩序管理，统筹后勤保障，解决员工日常办公诉求，提升办公效率。
会议与决策落地：组织公司级会议（如总经理办公会、年度工作会），负责会前议题收集、材料准备，会中记录与纪要撰写，会后跟踪决策事项的执行进度，向管理层反馈落地情况，确保 “议而有决、决而有行”。
跨部门协调：作为跨部门协作枢纽，协调解决部门间业务衔接问题（如流程卡点、资源冲突），推动跨部门事项（如年度团建、制度修订）落地；定期收集各部门运营建议，优化办公室服务流程（如审批流程简化）。
制度与流程优化：梳理公司行政类制度，组织修订与发布，监督制度执行；分析内部运营痛点（如审批效率低、后勤服务滞后），提出优化方案并推动实施。
（四）商务接待管理
接待方案策划：根据接待对象级别（如重要客户、政府领导、合作伙伴、行业专家）制定差异化接待方案，明确接待流程（如接机 / 接站、会议安排、参观路线、餐饮住宿），统筹接待资源（如车辆、酒店、礼品、翻译），确保方案贴合接待目标（如合作洽谈、品牌展示）。
接待全流程执行：主导接待现场统筹，把控接待细节（如人员引导、物料准备、氛围营造），协调相关部门（如业务部门、品牌部门）参与接待，传递公司品牌形象与业务优势；接待后组织复盘，收集对方反馈，优化后续接待标准。
高端接待专项保障：针对重大商务接待（如战略合作伙伴签约、政府考察），提前对接接待对象需求，制定应急预案（如行程变更、突发事项处理），协调高层参与接待环节，确保接待效果与合作推进目标一致。
（五）其他核心工作
上传下达与汇报：定期向管理层汇报办公室工作进展（如公文办理、接待成效、内部运营问题），传达公司决策与通知，确保信息传递准确、及时；收集基层员工意见，反馈至管理层，助力决策优化。
保密与应急管理：严格执行公司保密制度，管理涉密公文与信息，防范泄密风险；牵头处理行政类突发事件（如办公场所突发故障、接待应急情况），制定应急处置方案，保障公司运营稳定。
三、任职资格要求
（一）硬性条件
学历背景：本科及以上学历，行政管理、工商管理、汉语言文学、商务英语等相关专业，硕士学历优先。
工作经验：5 年以上行政 / 办公室管理工作经验，其中 3 年以上同岗位管理经验；具备企业商务谈判、公文起草、高端商务接待经验者优先（如曾主导过百万级以上合作谈判、负责过政府 / 重要客户接待）。
资质证书：持有高级秘书资格证、行政管理师证书、商务谈判相关培训认证者优先。
其他要求：熟悉《党政机关公文处理工作条例》、企业行政管理制度；具备良好的商务礼仪素养，能熟练使用 Office 办公软件（尤其 Word、Excel、PPT），掌握公文排版与会议纪要撰写技巧；可适应阶段性加班（如重要接待、紧急公文处理）。
（二）软性能力
公文写作能力：拥有扎实的文字功底，能独立起草高质量公文（如战略报告、合作协议），熟练掌握公文格式规范，具备较强的文字审核与修改能力。商务谈判能力：具备清晰的谈判逻辑与沟通技巧，能准确把握对方需求，平衡合作双方利益，推动谈判达成目标；面对分歧时具备应变能力，可快速调整策略。
组织协调能力：能高效统筹内部资源（如团队、后勤）与外部对接（如接待对象、供应商），解决跨部门协作问题，推动复杂事项落地；具备全局意识，可兼顾细节与整体目标。
服务与责任意识：以 “支撑业务、服务员工” 为导向，主动响应内外部需求；对工作严谨负责，能把控公文、接待、管理中的细节风险，避免失误。
保密与抗压能力：严格遵守保密纪律，不泄露公司涉密信息；能承受多任务并行压力（如同时处理公文、接待、谈判筹备），在紧急情况下保持冷静，高效完成工作。