档案文员

一、岗位核心职责
（一）档案收集与整理
1、按企业内部档案接收要求规定接收各部门移交的档案资料（合同、会议纪要、项目文件等），按预设分类标准（如年度、部门、项目）进行初步整理；
2、标注档案密级（公开、内部、机密），确保敏感信息独立存放。
3、编制档案目录，统一编号规则（如“部门-年份-序号”），录入电子检索系统；
4、为档案盒/柜张贴标签，标明存放内容、起止日期及保管期限。
（二）档案归档与保管
1、按分类存放纸质档案至指定区域（档案室/柜），确保防火、防潮、防虫，并定期巡检档案保存状态，修复破损文件（如补页、覆膜），更换老化装具。
2、维护电子档案系统（如OA、专用档案软件），上传扫描件并关联元数据（如关键词、责任人）；
3、定期备份电子档案至云端或离线存储设备，校验文件完整性。
（三）档案借阅与利用
1、审核借阅申请（线上/线下），核对借阅权限及审批手续；借阅时登记借阅台账（借阅人、时间、用途），跟踪归还进度并催收逾期档案。
2、快速定位所需档案（实体或电子版），提供复印件或加密电子文件；
3、限制敏感档案外借范围，需现场查阅时全程监督。
（四）档案鉴定与销毁
1、根据《档案法》及企业制度，定期筛查到期档案（如合同到期满5年、财务凭证满15年）；
2、参与档案价值鉴定，区分“销毁”“永久保存”“延期保管”三类。
3、对需销毁档案编制清册，经部门负责人及法务审批后执行，并监督销毁过程（碎纸/焚烧/数据擦除），留存销毁记录备查。
（五）档案数字化与系统维护
1、执行纸质档案数字化计划（如每年扫描归档量的20%），确保图像清晰、OCR文字可识别；
2、挂接电子文件至档案系统，建立与实体档案的对应关系。
3、维护档案数据库字段（如分类标签、权限设置），定期清理冗余数据；
4、协同IT部门升级系统功能，解决检索故障或权限异常等问题。
（六）合规与安全管理
1、确保档案管理符合《档案法》《保密法》及行业标准（如ISO 15489）；
2、配合审计、司法取证等外部检查，完整提供档案证据链。
3、配合智管部设置档案室门禁权限，非授权人员禁止进入；
4、加密存储电子档案，定期更换访问密码，禁用U盘随意拷贝。
二、任职资格要求