文控专员

岗位职责
一、文件管理与控制
1、负责公司各类文件的创建、编号、分类、存储及版本控制，确保文件命名规范、分类清晰。
2、维护电子文档管理系统（EDMS）或纸质档案库，定期检查文件完整性，防止丢失或损坏。
3、建立文件权限管理机制，确保敏感文件仅授权人员可访问。
二、 文件审核与标准化
1、审核文件的格式、内容及审批流程，确保符合公司模板、行业标准及法律法规要求。
2、监督文件修订流程，记录版本变更历史，避免因版本混淆导致工作失误。
三、文件分发与归档
1、跟踪文件分发流程，确保文件及时送达相关部门或人员，并留存分发记录。
2、根据公司档案管理制度，定期对文件进行归档，对过期或作废文件执行安全销毁程序。
四、 流程优化与技术支持
1、优化文件管理流程，提出改进建议以提高效率，降低文档管理成本。
2、协助员工使用文档管理系统，提供操作培训和技术支持。
五、合规与审计支持
1、确保文件管理符合公司内控要求及外部监管规定（如ISO标准、GDPR等）。
2、配合内外部审计工作，提供完整的文件记录和调阅支持。
六、跨部门协作
1、与各部门沟通协调，解决文件管理中的问题，推动标准化执行。
2、参与新项目文件管理方案的制定，确保项目文档合规、可追溯。
七、应急与保密管理
1、制定文件备份及灾难恢复计划，确保紧急情况下文件可快速恢复。
2、严格执行保密协议，防止商业机密或敏感信息泄露。
任职要求：
一、本科及以上学历，文秘、档案管理、信息管理等相关专业优先。
二、熟练使用Office办公软件及EDMS系统（如SharePoint、Confluence等）。
三、具备较强的逻辑性、细致度和责任心，熟悉ISO 9001等质量管理体系者优先。
四、良好的沟通能力及团队协作意识。