Administration Assistant or 机务助理

KEY RESPONSIBILITIES:
• Receiving all the reports from the ship and distributing to relevant persons in a timely manner.
• Preparing and drafting the Daily Vessel Position List based on vessels’ schedule in communication with charterers and Master.
• Coordination of attendances of Superintendents, Service Engineers and Service Teams, updating company’s records/OOS, and keeping vessel’s Master fully updated on all planned activities.
• Maintain accurate and up to date records the Technical and Marine Superintendents travel, shipboard visits and drydocking attendances.
• Initial administrative handling of Technical Department’s invoices as necessary for final process by the responsible personnel.
• Keeping up-to-date charterer’s/owner’s agents contact libraries.
• To distribute files, circulars, reports, certificates etc. to respective Offices/ Master as per entity needs and updating company’s database/OOS.
• Under instruction and guidance from the Technical Manager and/or Technical Superintendent, prepare reports, letters and other documents.
• To dispatch Technical Managers’ Reports.
• General filing and administrative tasks.
• Promoting the concept of HSQE excellence throughout the Company’s organization.
• Implementing Company policies and objectives with regard to HSQE and ensuring that these objectives and targets are established at relevant functions and levels within the organization.
• Demonstrating commitment to HSQE excellence, by his/her behavior.

• Perform other jobs given by general manager/technical manager

机务助理

主要职责：
• 应协助实体和船上的团队以高度关注安全和环境的方式运营。
• 支持船上和岸上的团队，始终将客户的最大利益放在首位。
• 在主管机务的指导和机务经理的协调下，担机务的“后备”。在没有主管机务的情况下，这可能涉及对船舶进行日常监控，以确保运营的连续性。
• 与主管机务和采购团队合作，协助制定船舶的年度预算，以及准备和审查客户特定的财务报告。
• 在主管机务/机务经理的指导下，协助准备和更新每日、每周、每月和季度报告。
• 成为 Open Ocean Studio 的倡导者，并确保它在实体内得到正确利用。在需要时支持和协助同事，并提供建设性的反馈以帮助持续改进系统。
• 接收、整理和审查从船舶收到的所有报告，并确保及时将报告中的任何差异或异常情况提请主管机务或机务经理注意。
• 协助主管机务维护船舶证书、检验状态和文件的准确和最新记录。协助并采取必要措施，根据需要获得续订或延期，以保持其有效性。
• 按需要协助主管机务向采购部门提供与申请订单有关的技术资料。
• 在任何应急行动中应要求提供协助，并协助确定任何事件和/或事故调查的根本原因。参加对经验教训的任何后续审查。
• 安排服务团队和技术人员（导航设备除外）的服务出勤和协调
• 如有需要，请向海务提供协助。
• 监控船舶的船级社有关船级社检验和相关证书的信息。
• 机务经理要求的任何其他职责。
• 在整个公司组织内推广 HSQE 卓越理念。
• 实施公司有关 HSQE 的政策和目标，并确保在组织内的相关职能和级别建立这些目标和指标。
• 通过他/她的行为展示对 HSQE 卓越的承诺。