董事长/总经理助理

（一）事务性秘书职责：保障日常工作流畅
1.日程与时间管理（核心基础）

1）统筹总经理日程：提前与各部门对接需求（如会议、接待、出差），用日程工具，排定每日 / 每周计划，优先保障核心事务，主动规避时间冲突（如 “将部门汇报会从周三下午调整至周四，避开总经理的外部合作洽谈”）。

2）动态优化与提醒：根据紧急程度实时调整日程（如突发紧急事项需插入日程），提前 15-30 分钟提醒总经理待办事项，同步准备配套资料（如参会人员名单、议题背景）。

3）私人事务辅助：协助安排总经理必要的私人事务（如预约体检、协调家庭紧急事宜），避免私人事务占用工作精力，但需严守 “不越界” 原则（不干预私人决策）。

2.文书处理与档案管理

1）文书起草与审核：按总经理要求起草各类文件（如公司战略规划初稿、对外合作函件、总经理发言稿、内部通知），确保表述精准、逻辑清晰；审核其他部门提交给总经理的文件（如报告、方案），修正格式错误、补充缺失信息（如 “在销售部年度计划中补充上年度对比数据”），再呈送审批。

2）文件流转与归档：负责总经理文件的收发登记（如外部单位函件、内部部门请示），跟踪审批进度；建立总经理专属档案系统（电子 + 纸质），按 “类别（战略、财务、人事）+ 时间” 分类存储重要文件（如董事会纪要、合作合同、经营数据），确保快速检索（如 “10 分钟内调出分析报告”）。

3）会议纪要整理：记录总经理主持 / 参与的重要会议（如高管会、战略研讨会），提炼核心决议（谁负责、什么时间完成、关键节点），24 小时内形成规范纪要，经总经理审核后分发至参会人员，并跟踪决议落地进度。

3.会议与接待保障

1）会议全流程筹备：负责总经理牵头会议的筹备（如董事会、年度总结会），包括预订会议室、调试设备（投影、麦克风、视频会议系统）、准备物料（议程、资料打印、茶水）、通知参会人员（同步会议要求，如 “提前 10 分钟到场”）；会后清理会场、回收涉密资料，避免信息泄露。

2）重要接待对接：作为总经理的 “接待窗口”，对接外部重要访客（如合作方高管、政府领导、核心客户），提前确认接待流程（如迎接路线、座谈议题、餐饮安排），全程陪同接待（引导、介绍公司情况、记录洽谈要点），会后整理接待纪要并跟进后续事项（如 “发送感谢函给来访客户，同步合作推进计划”）。
（二）管理性助理职责：辅助战略落地与协同
1.信息收集与决策辅助

1）关键信息汇总分析：定期收集公司经营数据（如月度营收、利润、部门 KPI 完成情况）、行业动态（如竞争对手动作、政策变化）、外部合作信息（如潜在合作伙伴资质），用图表（柱状图、对比表）或简报形式提炼核心结论，每周 / 每月呈送总经理，为决策提供依据。

2）专项调研支持：按总经理要求开展专项调研（如 “员工对新考勤制度的反馈”“某新业务的市场可行性”），设计调研问卷、访谈关键人员（如部门负责人、基层员工），整理调研结果并提出初步建议（如 “建议调整考勤弹性时间，提升员工满意度”），辅助总经理形成最终决策。

2.任务督办与跨部门协同

1）决策事项跟踪：将总经理的决策（如 “推进数字化系统建设”“优化供应链流程”）拆解为具体任务，明确责任部门、完成时限，每周跟进进度，对滞后事项（如 “IT 部数字化系统开发延迟 1 周”）及时反馈原因（如 “技术人员不足”），并协调资源解决（如 “申请临时借调外部技术支持”），确保决策不 “落空”。

2）跨部门冲突协调：当部门间因协作出现矛盾（如 “销售部抱怨生产部交货延迟，生产部称订单临时变更导致”），受总经理委托介入协调，梳理矛盾焦点、听取双方诉求，提出折中方案（如 “销售部提前 3 天确认订单变更，生产部优先保障核心订单交付”），报总经理审批后推动执行，避免内耗。

3.战略与项目辅助推进

1）战略落地协助：参与公司战略规划的制定过程（如收集各部门意见、整理行业数据），将战略目标拆解为阶段性任务，跟踪各阶段进展，及时向总经理反馈偏差。

2）重点项目协同：作为总经理牵头项目的 “执行协调人”，对接项目组（如工程部、销售部），收集项目周报 / 月报，整理关键问题，协助总经理协调解决，确保项目按计划推进。
（三）沟通衔接职责：内外信息桥梁1.内部信息传递与反馈
1）指令传达：准确传递总经理的决策、要求至各部门，并确认部门理解无误，避免信息偏差。

2）基层声音反馈：定期与各部门核心员工（如部门经理、骨干）沟通，收集工作中的难点、建议，筛选有价值的信息汇总后反馈给总经理，成为 “上下沟通的纽带”。

2.外部关系协同

1）外部单位对接：代表总经理对接外部重要单位（如政府主管部门、行业协会、核心合作伙伴），处理非决策性事务（如 “向发改委提交项目备案材料、协调行业峰会参会事宜”），重大事项需提前向总经理汇报，按授权反馈意见。

2）危机初步应对：当出现外部突发情况（如媒体负面问询、合作方临时变更计划），第一时间向总经理汇报，并按指示做好初步应对（如 “告知媒体‘公司将在 24 小时内发布正式声明’，避免信息混乱”），为后续处理争取时间。
（四）保密与风险管控职责
1.敏感信息保密：严格保护公司核心机密（如战略规划、财务数据、人事任免意向、合作谈判底线），不泄露任何涉密信息（如不向无关人员透露总经理的未公开决策）；涉密文件（如董事会决议）需单独存储、加密管理，销毁时按规定流程处理（如碎纸机粉碎），杜绝泄密风险。

2.风险预警：在日常工作中识别潜在风险（如 “某合作方近期资金链紧张，可能影响合作交付”“部门 KPI 严重滞后可能导致年度目标无法完成”），及时向总经理预警，并提出初步应对建议（如 “提前准备备选合作方”“调整部门资源配置”），辅助规避风险。
三、核心能力要求
1.综合办公与工具技能：熟练使用 Office（Excel 函数分析数据、PPT 制作汇报材料、Word 排版公文）、协同工具（飞书、钉钉、企业微信），掌握基础数据分析能力（如用 Excel 做趋势图），部分场景需会用设计工具（如 Canva 制作简单汇报封面）；具备快速打字、高效整理文档的能力。

2.沟通表达与共情能力：能清晰、准确传递信息（口头 + 书面），面对不同对象（高管、基层员工、外部领导）调整沟通方式（如对高管说 “结论 + 数据”，对基层说 “具体要求 + 步骤”）；善于倾听，能理解他人诉求，提升沟通效率。

3.时间管理与多任务处理能力：能同时处理多项事务（如一边写会议纪要、一边协调会议安排、一边跟进任务进度），用 “优先级法则”（紧急重要＞重要不紧急＞紧急不重要）排序工作，确保核心事务不延误（如 “优先完成总经理发言稿，再处理普通文件归档”）。

4.全局思维与主动性：能从公司整体角度思考问题（如 “在安排会议时，考虑是否会影响部门间协同”），不局限于 “执行指令”；主动预判总经理需求（如 “提前准备季度经营分析会的对比数据，无需等待指令”），避免 “被动等待”。

5.抗压与应变能力：能承受高强度工作（如总经理出差期间需同步处理多类事务、紧急会议前 1 小时需完成资料准备），不慌乱；面对突发情况（如会议设备故障、文件临时修改）能快速解决（如 优先修改核心内容）。

6.保密意识与职业素养：将 “保密” 作为核心职业准则，不打听、不传播涉密信息；具备高度责任心（如 “确保文件无错别字、日程无冲突”），对待工作严谨细致，不敷衍。
四、有C1驾照，实际驾驶公里数不小于5万公里，可出差。