行政秘书（外资律所）

主要工作职责
文书管理与文书支持
针对法律及非法律类文书，开展以下工作：
完成各类文书的制作、格式排版与最终定稿，包括法律文书、公函、市场宣传材料及演示文稿等，具体涉及文字转录、编辑、修改、格式转换、文本比对、抄录及校对，确保文书内容准确、格式统一，且符合律所内部规范。
运用扎实的文书处理专业能力，完成复杂格式排版及文书质量审核，确保所有输出文件均达到律所标准。
依据律所运营准则及制度，判断并合理启用文档处理部门的服务，就相关需求的完成事宜与文档处理团队沟通对接。
按照律所运营准则及制度，协调办公服务部门完成文书的扫描、复印、装订、打印及传真发送工作。
完成所有客户及办公相关资料的归档与保管（含电子及纸质形式），负责结案纸质文件的异地归档，并维护新增、在办及结案文件的台账。
协助做好文书的日常管理工作，按要求完成结案后的行政收尾，包括搭建并维护案件文书存储平台：确保股权证书、担保文件等交付物完成备案，整理案件核心资料汇编，保证资料的电子及纸质版本均妥善留存，按要求向各方分发资料汇编，对大型文书原件进行装订，为所有原件制作副本并按需分发。
个人助理与文书往来
依据律所费用制度，办理费用报销的审核与流程处理。
按照财务团队要求，完成费用报销单的扫描、存档、提交及归档工作。
提供其他临时的个人助理支持工作。
配合团队新员工入职、员工离职的相关行政事宜，维护团队办公惯例。
按要求协助律师在律所系统中更新工时记录。
日程、会议与电话事务管理
统筹会议及电话会议的各项筹备工作，包括与前台、IT 部门沟通，完成会议室预订、设备调试及餐饮安排。
负责律所内部常规会议、培训的组织工作 —— 预订会议室、按需安排工作餐、协调所需 IT 设备，并向参会人员发送邀请。
接听并处理来电及留言，做好后续跟进与管理。
按照业务发展团队提供的模板，更新律师的个人简历及照片。
协助拟定并维护来访合伙人的行程安排，配合业务发展团队完成相关后勤保障。
收集律师的业务发展活动信息，确保相关信息准确录入并维护在业务发展跟踪系统及客户关系管理系统中。
完成研讨会调查问卷的内容整理。
为律所大型活动提供必要的支持。
项目支持
按要求为运营优化类项目提供支持。
团队协作支援
当同事休假或团队工作超负荷时，为其提供各方面的工作支援。
其他工作
随时按执业律师及直属上级的要求，完成其他各项工作任务。
任职要求
具备出色的组织能力，在文书处理与格式排版工作中注重细节、一丝不苟。
面对行政及办公管理工作，态度积极主动、处事成熟稳重，善于团队协作。
有相关行政或文书处理类工作经验者优先。
熟练掌握微软 Office 办公软件（Word、Excel、PowerPoint、Outlook）。
母语为中文，具备商务英语应用能力。