律所行政助理-外资

职位概要
该职位负责为事务所的律师、律师助理及业务专业人员提供全面的行政和文书支持，涉及计费和非计费事务。该职位的核心重点是管理高质量的日常文书工作，确保准确性、一致性并符合事务所标准。这包括在适用的情况下，与其他业务专业部门进行适当的沟通与合作，目标是向律师和客户提供可靠、高效和专业的支持。
主要职责
文件管理 / 文书支持
针对法律和非法律文件：
-准备、排版并定稿文件，包括法律文件、信函、市场宣传材料和演示文稿。这包括转录、编辑、修订、转换、比较、抄写和校对，以确保准确性、一致性，并符合事务所的内部风格要求。
-运用专业的文件处理技能处理复杂的格式编排和文件质量检查，确保所有输出成果符合事务所标准。
-根据操作指南和政策，识别何时适宜利用事务所文件处理部门的服务，并就完成请求与文件处理部门团队联络。
-通过办公室服务部门，根据操作指南和政策，促进文件的扫描、复印、装订、打印和传真传输。
-对所有与客户和办公室相关的材料（电子版和纸质版）进行归档，包括将已关闭的实体文件存档至场外，并维护新档案、当前档案和已关闭档案的文件清单。
-协助保持良好的文件管理习惯，包括按要求进行结案后的管理工作，如建立和维护案件文件存储站点：确保股权证明和担保等交付物已注册，准备文件汇编，确保提供数字版和纸质版，按要求向各方发送文件汇编，装订大型文件原件，制作所有原件的副本并按需分发。
个人协助与信函处理
-根据事务所的费用政策，管理并处理费用报销。
-根据会计团队的指示，扫描、存储、提交和归档I-expense报告。
-其他临时性的个人协助任务。
-支持办公室/团队的新员工入职/离职手续。
-根据需要，协助律师在事务所系统中更新计时记录。
日历、会议、电话管理
-安排会议和电话会议的必要事宜，包括与接待处和IT部门联络，预订合适的会议室、设备并安排餐饮。
-安排常规的内部会议/培训——预订会议室，必要时订购午餐，安排必要的IT设施，并向与会者发送邀请。
-高效地监控和处理 incoming 电话/留言。记录留言并跟进律师，确保电话得到回复。在律师外出期间，根据律师的指示有效地转接电话。
差旅安排 / 预订
-管理差旅和酒店安排，包括通过事务所的旅行代理预订机票和住宿，以及安排签证申请。
-预订出租车。
-为团队进行内部/外出的餐厅预订。
-管理临时的个人预订和安排。
-业务拓展活动支持（如需要）
在InterAction或Outlook中输入和维护客户详情及律师的客户名单。
使用业务拓展团队提供的模板更新律师的简历和照片。
协助起草和维护来访合伙人的日程安排，并与业务拓展团队合作处理相关后勤事宜。
收集律师业务拓展活动的信息，确保信息输入并维护到业务拓展追踪器和InterAction系统中。
技能与经验
强大的组织能力，对细节一丝不苟，特别是在文件处理和排版方面。
积极主动、成熟稳重、善于协作的行政和办公室管理态度。
有类似行政或文件处理相关工作经验者优先。
高度熟练使用Microsoft Word, Excel, PowerPoint和Outlook。
母语为中文，并具备商务水平的英语能力。