律所秘书（外资律所）

律所秘书（外资律所）外包
薪资：10-12k
地点：石门一路288号兴业太古汇2座25楼
岗位介绍：
准备、格式化并完成文件，包括法律文件、文件、信函、营销材料及演示文稿。这包括转录、编辑、修订，转换、比对、誊写及校对确保准确性、一致性和符合公司规范企业风格，运用深厚的文档专业知识处理复杂排版，并进行文件质量检查，确保所有输出符合公司要求标准，确定何时适合使用公司的DPU符合运营指南和与DPU团队就相关政策进行联络。
具体工作内容：
 方便扫描、复印、装订、打印和通过办公室服务传真传输文件根据操作指南和政策
 所有客户和办公室相关材料的归档和存档（电子和纸质格式），用于存档关闭场外的物理文件，并维护新的当前和已关闭的文件
 协助做好文件整理工作，包括根据需要进行关闭后的管理，包括设置以及事项文件存储站点的维护，确保共享证书和安全性等可交付成果，确保数字和硬拷贝版本可用，发送给各方，必要时，装订大型文件的原件，复制所有文件原件，并根据需要分发给个人
 管理和处理费用报销，遵守公司的费用政策
 扫描、存储、提交和归档费用报告，按照会计团队的指示。
 其他临时个人援助
 支持新员工/离职人员/团队
 根据更新时间记录的要求，为律师提供支持，管理公司系统日历、会议、通话
 为会议和电话会议，包括与前台和IT部门联络，准备适当的房间预订、设备设置和餐饮佐餐
 定期内部会议/培训安排-预订房间，必要时订购午餐，安排必要的IT设施并向与会者发出邀请
 监控和管理来电/信息，尽可能高效。接收信息并跟进与律师合作，确保电话得到回应律师缺席期间，有效地将电话转入，按照律师的指示，旅行安排/预订
 管理旅行和酒店安排，包括预订机票，通过公司的旅行社提供机票和住宿，安排签证申请
 预订出租车
 为内部/外部目的预订餐厅
 管理临时个人预订和安排，与业务发展活动相关的支持（如果需要）
 在维护客户详细信息和律师客户名单互动或展望
 使用提供的模板更新律师的简历和照片
 协助起草和维护，拜访合作伙伴并与BD就相关物流进行合作
 收集律师BD活动的信息，并确保在BD跟踪器上输入和维护信息，以及相互作用
 研讨会问卷汇总
 为重大活动提供必要的支持项目
 为运营改进项目提供支持必需的团队覆盖
 在工作的各个方面为好友提供支持
 根据收费者的要求为其他任务提供支持，以及不定时的直线经理
任职要求：
 强大的组织能力和对细节的细致关注，特别是在文档处理和格式化方面
 采取积极、成熟和协作的方法，行政和办公室管理
 之前有在类似行政或优先考虑以文档为中心的工作经历
 精通微软Word、Excel、PowerPoint
 母语为中文，具备商务英语水平