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职位描述
前台行政前台租赁服务
以客户地产范围内提供“一流”的接待、总机及会议室预订服务，采取主动、以解决方案为导向和创新的方式，重点为所有抵达客户大楼的访客以及通过总机和会议室预订进行沟通的人员提供直观、卓越且非凡的体验。
工作内容：
> 确保所有内部和外部客户在到达时得到专业且友好的迎接、问候和登记。
> 通知内部员工外部客户/出租车/快递员等的到达。
> 确保所有外部访客通过安保部门的检查。
> 在接待大厅以自然、主动的方式迎接客户。
> 访客一旦到达立即通知主人，并确保记录其详细信息。
> 确保所有访客被引导至银行的相应区域由主人迎接。
> 如有需要，护送访客前往目的地。
> 在适当情况下护送访客至电梯。
> 识别回头客和常客并记住他们的偏好。
> 保持机密性，并确保针对每种情况联系适当的客户联系人。
> 管理访客的餐饮需求，并与茶水间支持人员协调为客户服务。
> 确保对周边当地环境有广泛的了解，并接受培训以便在访客询问时能够提供答案和建议。
> 作为所有一般咨询的联络点。
> 管理访客等候区。
> 确保宣布访客到达并通知其主人。
> 在访客等待期间提供咖啡、茶和茶点。
总机服务 > 在三声铃响内接听电话，以礼貌和专业的方式转接电话，并具备良好的电话接听礼仪。
> 将电话转接或引导至呼叫者要求的方，或根据呼叫目的信息确定是否应引导呼叫者。
> 只有当呼叫者提供收件人的全名时，接待员才应将电话转接给用户或联系人。
> 如需提供紧急响应并处理特殊情况。
客户中心 > 为客户提供中心楼层的接待服务、访客管理和会议室管理。
> 定期巡视楼层，确保房间按客户要求布置。
> 必要时与设施管理、信息技术、企业证券等各种部门联络。
> 协调和管理会议室的布置/布局。
> 负责茶水间用品订购和发票的协调。
> 在必要时提供行政支持，包括银行用车预订、名片管理、办公用品订购等。
> 协助培训新接待员工并支持团队成员。
> 从总机处迎接和问候，迅速且礼貌地接听电话。
> 记录留言/预订并迅速传递任何相关信息。
> 接收并记录送达指定收件人的任何邮件。
> 必要时将任何问题升级汇报给直线经理。
> 保持并践行高度的保密性和诚信。
> 承担客户经理、企业服务经理和/或客户提出的任何合理要求。
> 按照企业服务经理的指示遵守现场的政策和程序。
> 在工作方法上保持灵活性——改变模式和工作系统以维持所需标准。
> 必要时灵活支持轮班职责。
会议室预订与布置 > 通过电子邮件或电话处理会议室预订请求，确保根据会议或活动的目的预订合适的空间。
> 与客户就餐饮需求、远程呈现及其他合理任务进行联络。
> 能够解决设施分配中的预订冲突。
> 接待员应提前寻求IT团队的协助，以设置IT和音频/视频设备。
> 确保会议室保持干净整洁。
> 协助所有外部和内部公司活动及职能。
> 立即向相关直线经理/首席技术官和/或企业服务设施管理部门报告会议室的任何故障。
其他行政任务 其他行政任务包括但不限于：
> 母婴室预订由接待员处理。
> 发起茶水间用品采购订单，处理茶水间用品和汽车租赁付款。
> 处理并解决来自业务线 (LOB) 的关于设施管理的电话，将其引导至本地设施管理部门 (FM)，并建议他们通过内网 Myfacility 站点提交维护问题。
> 服务提供商应确保电话仪器在办公时间内连续运行，并在办公时间后自动语音留言功能正常。
> 发送提醒给业务线 (LOB) 以更新系统中新员工分机号，并在必要时与业务线协调。
> 服务提供商应准备月度接待报告（包括会议室预订数量、上门访客量、内部和外部来电率及快递量）。
> 对茶水间区域和会议室的清洁度和整洁度进行随机检查。
任职要求：
优先考虑在金融/酒店行业拥有3-4年前台工作经验的候选人。
必须精通英语；普通话（中国）、粤语（香港、广州）及其他当地语言（视国家而定）。
具备良好的组织和优先排序技能，用于客户会议室预订。
熟练掌握微软办公软件。
能够识别关键用户或高层管理人员的偏好和特殊要求。
具备良好的电话礼仪，能够处理本地和外国来电者。能够理解外国口音。
卓越的沟通能力。
良好的人际交往能力，性格礼貌且令人愉快。
工作地点
浦东新区上海国金中心二期1楼
认证资质
营业执照信息
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职位发布者
韩秀凤/人事经理
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