人力行政主管/专员（上海征和机器人公司）

岗位职责
一、人力资源管理(40%)
1. 招聘与配置
· 组织安排面试,跟进录用流程
· 负责新员工入职手续办理,包括劳动合同签订、入职培训、档案建立等
· 试用期员工跟踪与评估,办理转正手续
2. 培训与发展
· 识别员工培训需求,制定并实施年度培训计划
· 组织内部培训活动(新员工入职培训、岗位技能培训、安全培训等)
· 联系外部培训资源,安排专业技能培训和管理培训
· 建立培训档案,评估培训效果
3. 薪酬与福利管理
· 负责每月考勤统计、薪资核算、社保公积金缴纳等工作
· 办理员工五险一金的增减员手续
· 管理员工福利项目(节日福利、生日关怀、体检、团建活动等)
· 协助完成个人所得税申报等税务工作
4. 绩效考核
· 协助建立绩效考核体系,制定考核标准和流程
· 组织实施绩效考核工作,收集和分析考核数据
· 跟踪绩效改进计划的执行情况
5. 人事信息管理
· 建立和维护员工人事档案(纸质和电子档案)
· 及时更新员工信息,确保信息的准确性和保密性
· 编制人力资源月度/季度/年度统计报表
· 管理劳动合同,跟踪合同续签情况
二、员工关系管理(20%)
1. 劳动关系管理
· 负责劳动合同的签订、续签、变更和解除工作
· 处理员工入职、调岗、晋升、离职等人事异动手续
· 办理离职员工的离职面谈、工作交接、离职证明开具等
· 维护和谐的劳动关系,及时处理劳动争议和纠纷
2. 员工沟通与关怀
· 建立畅通的员工沟通渠道,及时收集和反馈员工意见和建议
· 处理员工投诉和申诉,协调解决员工之间、员工与部门之间的矛盾
· 组织员工满意度调查,分析并提出改进措施
· 关注员工思想动态,必要时进行心理疏导和职业发展辅导
3. 企业文化建设
· 协助策划和组织公司文化活动(团建、年会、运动会、节日活动等)
· 宣传和推广公司文化理念,增强员工凝聚力和归属感
· 维护公司内部沟通平台(微信群、内部公告栏、OA系统等)
4. 员工纪律管理
· 监督员工遵守公司规章制度和劳动纪律
· 处理员工违纪行为,提出处理意见并执行奖惩决定
· 协助建立和完善公司员工手册和管理制度
三、行政事务管理(25%)
1. 办公环境与资产管理
· 负责办公场所的日常管理,确保办公环境整洁、安全、有序
· 管理办公用品、固定资产的采购、登记、发放和盘点
· 负责办公设备的维护保养,联系维修服务
· 管理公司车辆调度、使用登记及保养维修
2. 行政后勤保障
· 负责公司水电、物业、网络通讯等后勤服务的协调与管理
· 管理公司食堂、宿舍(如有)的日常运营
· 负责办公场所的安全、消防、环境卫生管理
· 处理快递收发、文件打印复印等日常事务
3. 会议与接待管理
· 组织安排公司各类会议(周会、月度会、专题会等)
· 负责会议室预定、会议通知、会议记录和会议纪要编写
· 接待来访客户、合作伙伴和政府部门人员
· 安排商务差旅、酒店预订、行程规划等
4. 行政制度建设
· 协助制定和完善公司行政管理制度
· 监督行政制度的执行情况,提出改进建议
· 建立行政工作流程规范,提升管理效率
5. 文书与档案管理
· 负责公司公文、通知、制度等文件的起草、审核和发布
· 管理公司印章的使用和登记
· 负责各类文件资料的收发、归档和保管
· 建立档案管理制度,确保档案的完整性和安全性
四、法务与合同管理(10%)
1. 合同初步审核
· 协助对公司日常业务合同(采购、销售、服务等)进行形式审查
· 检查合同的完整性、格式规范性、语言表述准确性
· 识别合同中的明显错误、歧义表述和潜在风险点
· 核对合同必备条款(当事人信息、标的、价款、履行期限、违约责任、争议解决等)
· 对于复杂或重大合同,及时提交外部律师或法律顾问审核
2. 合同管理
· 建立合同台账,跟踪合同签订、履行和到期情况
· 协调合同签署流程,确保合同审批手续完备
· 管理合同原件的保管和归档工作
· 协助处理合同履行中的争议和纠纷
3. 法律风险防控
· 协助完善公司规章制度,确保符合劳动法律法规
· 提供日常法律咨询,解答员工和业务部门的基本法律问题
· 收集和整理与公司业务相关的法律法规信息
· 协助处理劳动仲裁、诉讼等法律事务
4. 知识产权管理
· 协助办理商标、专利、软件著作权等知识产权申请和维护
· 管理公司知识产权档案
· 协助处理知识产权纠纷和侵权事件
五、政府关系维护及资质申请(10%)
1. 政府部门对接
· 建立和维护与工商、税务、社保、人社、科技、经信等政府部门的良好关系
· 作为公司与政府部门沟通的窗口,及时传达政策信息
· 协调处理政府部门的检查、审计、备案等事项
· 参加政府组织的政策宣讲会、培训会和座谈会
2. 资质证照管理
· 办理公司经营所需的各类行政许可和资质认证
· 跟踪和管理公司各类资质证书的有效期,及时办理续期和变更手续
· 建立证照管理台账,确保证照齐全、合规、有效
3. 政府项目申报
· 关注国家和地方政府的产业扶持政策、科技项目、补贴资金等信息
· 协助编写项目申报材料(高新技术企业认定、科技项目申报、人才引进等)
· 跟进项目申报进度,配合政府部门的审查和验收工作
· 管理政府项目的过程文件和结项资料
4. 园区与协会关系
· 维护与产业园区、科技孵化器、行业协会的合作关系
· 参加行业协会活动,拓展行业人脉资源
· 争取园区和协会提供的资源和政策支持
六、展会管理(5%)
1. 展会规划与筹备
· 根据公司市场推广需求,筛选和评估行业展会资源
· 制定年度展会参展计划和预算
· 负责展会报名、展位预订、参展资料准备等前期工作
· 协调市场、技术、销售等部门,明确展会目标和分工
2. 展会物料准备
· 设计或外包制作展会宣传物料(展板、易拉宝、宣传册、名片等)
· 准备展品、样品及演示设备
· 采购或租赁展会所需物资(展台搭建、展具、赠品等)
3. 展会现场执行
· 协调展台搭建,确保展位布置符合要求
· 安排参展人员的差旅、住宿和工作分工
· 协助现场接待、产品演示和客户洽谈
· 处理展会现场的突发事件和协调工作
4. 展会效果评估
· 收集展会客户信息和名片,建立客户档案
· 协助整理展会收集的市场信息和竞品信息
· 评估展会投入产出比,撰写展会总结报告
· 跟进展会后的客户联系和商务洽谈
5. 展会供应商管理
· 建立展会供应商资源库(搭建商、物流商、设计公司等)
· 进行供应商比价和评估,控制展会成本
· 维护与供应商的合作关系,确保服务质量
任职要求
一、教育背景与工作经验
1. 学历要求:本科及以上学历,人力资源管理、工商管理、行政管理、法学或相关专业优先
2. 工作经验:
· 3-5年综合人事行政工作经验,有初创公司或中小型企业工作经验者优先
· 熟悉人力资源六大模块(招聘、培训、薪酬、绩效、员工关系、人力资源规划)
· 有独立处理人事行政综合事务的能力,能够从0到1搭建管理体系
二、专业知识与技能
1. 人力资源管理能力
· 熟悉国家及地方劳动法律法规(《劳动法》《劳动合同法》《社会保险法》等)
· 掌握人力资源管理专业知识和方法论
· 熟练操作HR管理系统和办公自动化软件
· 具备招聘面试技巧、薪酬核算、社保公积金办理等实操经验
2. 行政管理能力
· 具备行政事务统筹规划和执行能力
· 熟悉办公用品采购、固定资产管理流程
· 有会议组织、商务接待、档案管理的实践经验
· 熟悉公文写作规范,具备良好的文字表达能力
3. 法律基础知识
· 具备基本的法律常识和合同审核能力
· 能够识别合同中的基本法律风险
· 了解劳动争议处理流程和方法
· 熟悉公司常用法律文书的撰写
4. 政府关系维护能力
· 熟悉企业工商、税务、社保等行政审批流程
· 了解政府产业扶持政策和项目申报流程
· 具备与政府部门沟通协调的能力和经验
· 有政府项目申报成功经验者优先
5. 展会管理能力
· 了解展会策划、组织和执行流程
· 有展会参展经验,熟悉展会物料准备和现场管理
· 具备供应商管理和成本控制能力
· 有机器人或智能制造行业展会经验者优先
6. 办公软件技能
· 熟练使用Word、Excel、PowerPoint、WPS等办公软件
· 熟悉OA协同办公系统、钉钉、企业微信等工具
· 具备基本的图片处理和排版能力(Photoshop、Canva等)
三、核心素质与软技能
1. 综合协调能力
· 优秀的跨部门沟通和协调能力,能够推动多方协作
· 具备全局观和系统思维,能够统筹安排多项工作
· 善于资源整合,能够高效调配内外部资源
2. 执行力与应变能力
· 强大的执行力和任务推进能力,能够按时保质完成工作
· 应变能力强,能够妥善处理突发事件和紧急情况
· 抗压能力强,适应初创公司快节奏的工作环境
3. 沟通表达能力
· 优秀的口头和书面表达能力
· 良好的倾听能力和同理心,能够理解他人需求
· 具备一定的谈判技巧和说服能力
4. 服务意识与责任心
· 具备强烈的服务意识,以员工和公司需求为导向
· 高度的责任心和主人翁精神
· 细致耐心,注重工作细节和质量
5. 学习能力与创新思维
· 持续学习能力,能够快速掌握新知识和新技能
· 主动思考和优化工作流程,提升管理效率
· 具备一定的创新意识,能够提出建设性意见
6. 保密意识与职业操守
· 具备良好的职业道德和保密意识
· 公正公平,坚持原则,维护公司利益
· 为人正直,诚实守信
四、加分项
· 持有人力资源管理师、劳动关系协调师、助理人力资源管理师等职业资格证书
· 有法律职业资格证书或法律实务经验
· 有制造业、机器人或高科技企业工作背景
· 熟悉青岛地区政府政策和办事流程
· 有独立搭建初创公司人事行政体系的经验
· 英语读写能力良好,能够处理涉外事务
· 有驾驶证,能够协助处理外勤事务