行政专员

1. 通讯管理
- 接听、转接客户来电，记录留言并及时转告相关人员。
- 管理公司传真资料的收发、归档、整理、保密及销毁。
- 维护公司网络、电话、邮箱的日常使用，确保通讯畅通。
- 定期更新公司通讯录。
2. 来访接待与门禁管理
- 接待来访客人，做好登记、引导工作，及时通知被访人员。
- 管理公司门禁密码、钥匙的发放与回收，确保安全。
- 监督员工打卡，管理打卡机及新员工指纹设定。
3. 邮件、快递与物流管理
- 负责公司信件、快递的收发、登记及邮寄工作，确保及时准确。
- 寻找合适的快递供应商，沟通价格并进行申报。
- 管理公司部分往来邮件的收发、报备、归档、整理、保密及销毁。
4. 办公设备与用品管理
- 管理复印、传真、打印等设备的使用，降低材料消耗。
- 负责办公用品的采购、盘点、领用、发放及出入库登记。
- 负责公司名片印制、办公座椅的采购与维修。
- 负责报刊杂志、图书的订阅、登记、借阅及费用结算。
5. 档案与文件管理
- 负责公司文件的录入、校对、复印、装订工作。
- 管理公司档案、合同、资料的分类、存档、检索及保密工作。
- 负责归档文件的管理，确保有据可查，分类清晰。
- 管理备份公司所有的行政类合同、文件、通知，并及时上报部门经理。
6. 会议与活动组织
- 组织召集会议，记录会议纪要，跟踪决议执行情况。
- 协助公司年会、年度活动的筹备与执行。
- 管理会议室的使用。
7. 安全、消防与卫生管理
- 负责公司消防器材的定期检查，配合外部消防检查。
- 上班时间负责公司安全工作，发现问题及时汇报。
- 管理公司公共区域的卫生监督工作。
8. 差旅与车辆管理
- 负责员工差旅票务、酒店预订，确保费用在预算内。
- 管理公司公用车辆的使用登记、里程记录及费用报销。
- 核实私车公用情况，审核相关费用报销。
9. 费用结算与供应商管理
- 协助行政经理核查、结算水、电、物业管理等费用。
- 对比询价，确定办公用品、快递等供应商。
- 负责公司行政类合同的备份与管理。
10. 其他行政支持工作
- 协助行政经理处理公司文化墙、办公室搬迁、装修等事宜。
- 协助项目现场联系图文供应商进行宣传设计。
- 定期向主管领导述职，完成领导交办的其他工作。