办公室行政

一、岗位定位与适用范围
本岗位为服务外包办公室助理，主要负责研究院/公司日常行政与办公室运营支持相关的事务性工作。本说明文件用于：
1）明确内部对该岗位的工作边界与职责预期；
2）作为与服务提供商沟通、协商服务内容与质量标准的参考依据。
二、采购与订单管理
1. 采购需求支持：
• 协助收集、整理各部门经审批的采购需求；
• 核对采购内容、数量、预算及审批状态；
• 对接已批准的供应商或框架协议范围内的采购事项。

2. 采购下单与订单管理：
• 按审批结果完成采购下单；
• 建立并维护采购订单台账（订单号、供应商、金额、交期等）；
• 跟踪订单执行进度，及时反馈异常情况。

3. 到货验收（首验货）：
• 负责到货接收及初步验收；
• 核对数量、规格、外观是否与订单一致；
• 对明显不符项或质量问题，协助沟通退换货。

4. 库存管理：
• 建立并维护办公物资库存台账；
• 定期盘点，确保账实一致；
• 根据消耗情况提出补货建议。
三、办公室日常用品管理
•日常报销流程支持
•统一管理办公用品及日常消耗品；
• 维护常用物资清单及最低库存预警；
• 定期检查公共区域物资配置情况；
• 协助优化办公用品使用效率，减少浪费。
四、入职与离职支持
1. 入职支持：
• 根据入职计划提前准备工位及基础办公用品；
• 协助发放办公用品、工卡/工牌，大楼门禁（如适用）；
• 配合HR/IT完成相关事务性支持；
• 向新员工说明办公室基础规则与资源使用方式。

2. 离职支持：
• 协助回收办公用品、工卡、钥匙等；
• 协助检查工位恢复情况；
• 配合HR完成离职流程中的行政支持事项。
五、办公室日常运营支持
• 协助维护办公室环境整洁、有序；
• 协助会议室及公共区域的基础管理；
• 对接物业、维修、设备维护等服务请求；
• 跟进并记录日常行政问题及处理结果；
• 在约定范围内支持临时性行政事务。
六、台账与文档管理
• 维护采购、库存、资产等相关台账；
• 整理并归档相关单据与记录；
• 定期提供基础数据汇总或清单；
• 按要求配合内部检查或审计。
七、其他支持性工作
• 根据实际需要完成合理安排的其他行政支持事项；
• 在职责范围内，提出流程优化或改进建议。