岗位职责:
一、接待工作
• 负责来访人员的接待、登记、引导,为其提供茶水等基本服务,解答一般性问题,并及时联系被访人员。
• 接听转接公司总机电话,做好来电咨询工作,记录重要信息并及时传达给相关人员。
二、行政事务
• 负责公司各类文件、信件、包裹等的收发、登记和传递工作,确保文件资料的及时准确送达。
• 管理公司办公用品,包括采购、发放、盘点和库存管理,确保办公用品的充足供应和合理使用。
• 协助组织公司会议、活动,负责场地预订、设备调试、座位安排、资料准备等相关工作。
• 负责公司办公环境的维护和管理,如监督清洁工作、检查办公设施设备是否正常运行,发现问题及时联系维修。
• 及时进行公司网费、水费、电费、电话费、物业费缴纳以及相关合同续签以及差旅预订等。
三、文档管理
• 负责公司各类文件、资料的整理、归档和保管工作,建立完善的档案管理系统,方便文件的查询和使用。
• 对重要文件和资料进行备份,确保数据安全,防止文件丢失或损坏。
四、其他工作
• 协助人力资源部门进行演出许可证以及工商年报审核提交;
• 完成上级领导交办的其他临时性任务,如协助处理一些对外联络工作、参与公司临时性项目等。
任职要求:
1、大专及以上学历;专业不限,但人力资源管理、行政管理等相关专业优先。2、2年以上行政前台工作经验。
3、熟练使用Word、Excel、PowerPoint等办公软件,具备良好的口头和书面表达能力,能与不同部门人员及来访客户有效沟通。
4、有一定的组织协调能力,能安排会议、活动,协调各方资源。熟悉电话接听、转接技巧,具备一定的文件管理、档案管理能力。
5、工作认真负责,对各项任务能严谨对待;具备一定的应变能力,能灵活处理突发情况和客户需求。
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