生产/跟单文员

岗位职责说明：文员助理（售后/生产支持方向）
核心职责概述： 负责公司设备改造、配件流转、售后问题跟进及部门行政事务，确保信息通畅、进度可控、闭环管理。
一、 项目与生产跟进
1. 设备改造进度管理：
· 依据指令书和客户交期，制定内部跟进计划。
· 全流程追踪：跟进加工件/外购件到货（参考交期：常用件3-5天，定制件7-10天）、组装进度及最终确认。
· 协调资源解决卡点，确保设备在预定周期内（改造难度对应10-20天）出货。
2. 特采单闭环管理：
· 接收生产或售后反馈的品质/物料异常，发起特采申请。
· 跟进特采单的审批流程，追踪特采结果在生产端的实际应用情况，确保问题闭环。
二、 配件与售后管理
1. 借用/维修品管理：
· 单据管理： 妥善保管维修借用单，配件归还后及时前往仓库确认签字，核销原单。
· 逾期清理： 每月定期汇总未归还单据表格，清查原因（如遗失、未修好、客户滞留等），并跟进处理。
2. 售后问题闭环：
· 问题库建立： 收集、整理出货设备现场工程师反馈的问题点，建立台账。
· 追溯管理： 针对问题点对应的配件寄出/归还进行登记，确保账物相符，责任可追溯。
· 数据分析： 定期（如月度）汇总高频问题，推动设计部门优化或工艺改进。
3. 返修件处理：
· 及时确认和处理售后工程师寄回的返修零配件。
三、 物流与单据管理
1. 快递收发与优选：
· 收件： 做好客户和工程寄回的返修配件、样品的接收、登记和保存。
· 发运： 确认托运物品重量，根据实际情况选择性价比最高的运输方式，打印快递单并处理运输异常。
2. 送货单签回管理：
· 每月核对送货单，重点核查要求“签回单”的单据是否全部回收。
· 按要求对签回的单据进行分类、整理和归档，确保财务对账凭证齐全。
四、 文档与行政支持
1. 设备验收资料整理：
· 针对新设备，提前准备并核对客户所需的验收资料，包括：说明书、维修保养手册、电路气路图、易损件清单等。
2. 公司内部资料汇总：
· 协助部门进行标准文档、技术资料的整理和归档。
3. 差旅支持与报告管理：
· 火车票预订： 为出差工程师预订火车票。
· 出差报告跟进： 每周跟进出差人员提交报告（原则上一周一交），及时提醒并完成签核。同时收集汇总现场反馈的问题点。
4. 临时任务：
· 完成上级交办的其他临时性工作。
为了落实上述工作，建议你建立以下电子台账，每天上班花10分钟更新，能极大减少遗漏：
1. 《配件进度跟进表》：包含项目名称、配件名称、采购日期、预计到货日、实际到货日、备注（急件标红）。
2. 《借出/归还登记表》：包含借用日期、借用人、配件名称、借用单号、预计归还日、实际归还日、状态（逾期/正常）。
3. 《售后问题点台账》：包含反馈日期、设备型号、问题描述、对接工程师、解决方案、配件寄出单号、责任部门、是否闭环。