采购助理文员

1、报表处理与档案管理
协助采购专员处理各类日常报表，包括但不限于采购数据统计报表、价格波动分析报表等。对这些报表进行细致核对后，按照既定的分类标准和存档流程登记入档，确保档案资料的完整性和可检索性，以便日后查询与分析使用。
2、订单、合同及相关单据制作
1）采购订单制作：依据采购需求计划和经过审批的采购申请，准确无误地制作采购订单。详细填写供应商信息、采购商品或服务的规格、数量、价格、交货日期等关键内容，确保订单信息与需求一致，并及时将订单发送给供应商，同时留存副本。
2）合同制作：参与采购合同的拟定和制作工作。在合同中清晰界定双方的权利和义务，包括质量标准、付款方式、交货方式、违约责任等条款。与法务部门或相关专业人员沟通，确保合同条款符合法律法规和公司政策要求，保障公司利益。
3）出入库单制作：根据货物的实际收发情况，准确制作出入库单。记录货物的出入库时间、数量、规格、批次等信息，与仓库管理部门密切配合，保证出入库数据的准确性，为库存管理提供可靠依据。
4）对账单制作：定期（如每月或每季度）与供应商核对账目，制作对账单。对账单应详细列出采购交易的日期、订单编号、货物或服务内容、单价、数量、已付款项、未付款项等信息，及时发现并解决账目差异问题，确保公司与供应商之间的账目清晰、准确。
5）预付款申请：当采购业务涉及预付款项时，根据公司的财务政策和采购合同条款，准备预付款申请文件。明确预付款的金额、支付原因、预计到货时间等信息，提交给相关领导审批，确保预付款的支付合理、合规。
3、会议支持相关
月度会议纪要撰写：在月度采购部门会议期间，认真记录会议内容，包括采购项目进展汇报、问题讨论、解决方案确定、下一阶段采购计划等重要信息。会后，及时整理会议纪要，以清晰、简洁的语言准确反映会议要点和决策结果，分发给与会人员和相关部门，确保会议精神得到有效传达和落实。
4、其他协助工作
1）供应商沟通协调：协助采购专员与供应商保持日常沟通，解答供应商关于订单、合同条款等方面的疑问，及时反馈供应商的信息和诉求给采购专员，促进双方合作的顺利进行。
2）市场信息收集：关注采购市场动态，收集相关商品或服务的价格信息、市场供应情况、新技术新产品信息等，整理后提供给采购专员，为采购决策提供参考依据。
3）临时交办任务：完成采购主管或其他领导临时交办的与采购相关的其他任务，如协助处理紧急采购事项、参与采购项目的审计工作等。
六天工作制，非诚勿扰 ！！