行政主管

一、核心工作职责​
（一）行政管理体系搭建与优化​
•制度建设：牵头制定、修订、完善公司各项行政管理制度，涵盖办公纪律、考勤管理、印章管理、公文流转、后勤服务、资产管控、安全消防、物业管理等板块，明确工作流程与执行标准，确保行政、物业相关工作有章可循、规范落地。​
•流程优化：定期复盘行政、物业工作痛点，梳理优化办事流程，简化冗余环节，提升事务办理效率；建立行政+物业工作台账，实现全流程标准化、台账化管控。​
•体系落地：监督各部门行政制度执行情况，同步督导物业团队履职情况，及时纠正违规行为，针对执行问题提出整改方案，推动各项管理制度全面落地。​
（二）日常行政事务统筹管理​
•公文与印章管理：负责公司公文、函件、通知的起草、审核、印发与归档；规范印章使用流程，严格把控公章、法人章、合同章等各类印章的保管、登记与使用，杜绝违规用章风险。​
•会务与接待管理：统筹公司各类会议、团建、年会、商务接待等活动的策划、组织与执行，全程把控场地布置、物料准备、人员通知、流程衔接、后勤保障等工作；负责来访客户、外部单位的接待服务，维护公司对外形象。​
•公文档案管理：建立公司档案管理体系，负责各类行政文件、合同、证照、资质的分类、整理、归档、保管与借阅登记，确保档案资料完整、安全、可追溯；做好公司证照的年检、变更、续期等办理工作。​
（三）后勤保障与办公环境管理​
•办公物资管理：统筹办公耗材、办公用品、固定资产的采购、入库、发放、盘点与核销，制定采购计划，严控采购成本，建立物资台账，避免浪费与资产流失；筛选优质供应商，保障物资供应及时、质量达标。​
•物业管理统筹：作为公司对接物业团队的唯一归口，直接对接物业负责人，统筹督导物业团队全维度工作；制定物业团队服务标准与考核细则，监督保洁、安保、工程维修、绿化养护等岗位履职质量，定期开展物业履约评估、工作复盘；协调处理物业团队调度、服务纠纷、公共区域运维、场地整改等事宜，联动物业负责人优化服务品质，保障办公区域环境整洁、秩序井然。​
•后勤服务保障：管理员工食堂、宿舍、通勤、茶水间等后勤配套服务，优化服务质量，解决员工后勤诉求；负责公司饮用水、绿植、办公用品的日常补给，满足员工基础办公需求。​
（四）资产与成本管控​
•固定资产管理：全面管控公司固定资产，包括办公家具、电子设备、车辆等，建立固定资产台账，定期开展盘点清查，做好资产登记、调拨、报废处理，确保账实相符。​
•行政成本管控：制定年度行政预算，严格把控各项开支，重点管控物业服务费、水电费、采购费、运维费等核心支出，优化费用报销审核流程；定期核算行政成本，出具成本分析报表，针对物业费用、后勤损耗提出降本增效方案，严控预算超标。​
（五）安全与风险防控​
•办公安全管控：统筹办公区域消防安全、用电安全、防盗安保、门禁管控、网络安全等工作，联动物业负责人部署安防任务，督促物业团队落实日常巡检、消防设施维保、应急值守；定期开展安全隐患排查、消防演练，制定应急预案，协同物业处置突发安全事件，筑牢办公安全防线。​
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风险合规把控：严格执行行政、物业相关法律法规，规范事务操作流程，规避印章管理、证照使用、合同归档、物业履约等环节的法律风险与合规风险。​
（六）团队管理与跨部门协调​
•外协与协调管理：因书院人员规模精简，无下属行政专员，独立统筹全流程行政工作；直接对接物业负责人，督导物业团队落实各项服务，做好物业团队的日常沟通、考核监督与工作协调，无需管理内部行政内勤团队。​
•跨部门沟通协调：搭建高效的跨部门沟通桥梁，协调各部门行政、后勤、物业相关需求，配合业务部门开展工作，处理部门间协作事宜；及时收集员工反馈，解决行政物业类问题，提升员工归属感。​
（七）其他临时工作​
完成上级领导交办的其他临时性行政任务、专项工作，配合公司战略部署，承接各类行政保障、物业协调等专项工作。​
二、任职要求​
•学历背景：大专及以上学历，行政管理、工商管理、文秘等相关专业优先。​
•工作经验：2-3年以上行政管理相关工作经验，具备独立全盘负责行政工作、物业对接督导经验者优先，适配小规模团队一人多岗的工作模式。​
•专业能力：熟悉行政管理制度搭建、流程优化、资产管控、后勤管理、公文撰写、会务接待全流程；掌握物业管理规范、第三方团队督导技巧，具备物业合同审核、成本管控能力；具备良好的公文写作能力，熟练使用Office办公软件、办公自动化设备。​
•综合素养：具备较强的统筹协调、沟通表达、问题解决与抗压能力；做事严谨细致、责任心强、执行力高，具备良好的服务意识与团队管理能力。