岗位职责:
1、来访接待与总机服务
以专业、热情、友好的形象迎接来访客户、面试者及合作伙伴,展现公司良好第一印象;主动询问来访事由、拜访对象,准确核对身份信息,规范填写来访登记表,发放访客凭证,指引访客前往指定区域;送别来访人员,收回访客凭证,做好登记核销工作;熟练接听总机电话,准确记录留言并及时传达,确保通讯畅通。
2、快递与信件管理
负责公司快递、信件的收发、登记与费用核对及快递公司月结账单的管理与核对。
3、物业对接与临时需求处理
对接物业公司,协调解决企业日常接待相关临时需求,如临时接待安排、物品寄存等,做好沟通记录,及时反馈无法即时解决的问题至相关部门;维护大堂公共秩序,劝阻无关人员逗留、喧哗、随意堆放物品等行为,保障大堂通道畅通、环境整洁;关注电梯、门禁、照明、休息区座椅等设施运行状态,发现损坏、故障及时上报物业维修部门,并做好记录跟进。
4、行政相关工作支持与办公环境管理
协助部门开展日常行政工作,填写接待台账、统计来访数据、整理前台相关报表;配合公司各类活动及接待工作,引导人员、维护现场秩序;维护前台及公共接待区域整洁美观,监督保洁人员工作;负责办公用品的盘点、采购申请、入库、领用登记,保证物资充足且不浪费。
5、应急处理
遇到突发情况,如来访人员纠纷、设施故障、突发安全隐患等,保持冷静; 第一时间安抚相关人员情绪,及时上报物业负责人及相关部门,协助做好应急处置工作,避免事态扩大。
任职要求:
1、大专及以上学历,专业不限,行政管理、空乘、文秘、旅游管理等相关专业优先;接受优秀应届毕业生;有 1 年以上行政前台或相关工作经验者优先;年龄 20-28 周岁,身高 1.60 米以上;
2、熟练使用 Office 办公软件,具备 Word、Excel 基础操作能力,能熟练使用打印机、复印机、视频会议等办公设备;
3、工作细致、反应敏捷,能在电话、访客、快递等多事务并行时分清主次、有序处理。
4、严格执行来访登记、凭证核销、问题上报等流程。