岗位职责:
1、综合管理
协助业务部门执行内部行政管理制度,包括办公室管理规定、快递管理办法、节能降耗规则等,确保符合公司整体政策且适配业务特性;定期梳理业务板块行政工作问题,提出优化建议,持续提升行政服务质量。
2、办公环境与资产管理
负责业务板块办公区域规划、工位分配与调整,营造整洁舒适的办公环境;全面管理板块内固定资产及低值易耗品,建立资产台账,定期盘点,确保账实相符;负责资产申购、领用、维修及报废处理;负责办公物资采购、领用与管理,按需采购耗材与设备,建立领用台账,定期盘点;负责区域内饮用水管理、绿植维护、办公设备日常维护与报修。
3、会务与活动支持
统筹安排业务板块内外部会议,包括会议室布置、会中支持、会后收尾及事项跟踪落实;独立策划并组织业务板块行政类员工活动,如租房协助、义诊等,提升团队凝聚力。
4、行政费用管控
负责业务板块行政预算编制、执行与控制;处理板块内员工差旅票务预订、费用申请与报销单据初步审核、粘贴指导及流程跟进,确保合规。
5、员工服务
作为行政接口人,负责板块新员工入职行政服务介绍;收集并反馈员工对行政服务的意见和建议,持续提升员工满意度。
6、跨部门协调与应急处理
协调业务板块与公司行政部、物业、IT 等支持部门的沟通;负责处理区域内突发行政事件,如停电、漏水、安全隐患排查等。
任职要求:
1、年龄 25-32 周岁,性别不限;本科学历,行政管理、文秘、工商管理、旅游管理等相关专业优先;
2、有 3 年及以上行政相关工作经验,具备独立负责某一板块或部门行政工作经验者优先,熟悉行政工作全流程;
3、熟练使用 Office 办公软件,具备基础的数据统计和分析能力;
4、熟悉行政采购、资产管理、会务接待基本流程与规范;
5、具备良好的公文写作能力,能独立撰写通知、会议纪要、简单报告;
6、有 50 人以上大型活动独立策划与落地执行经验;
7、具备新大楼搬迁后相关应急工作处理能力。