行政专员

岗位内容：
（一）核心目标
执行行政日常具体事务，提供办公支持、后勤保障、物资管理等基础服务，确保各项行政工作高效、准确落地，主动反馈工作问题。
（二）具体岗位职责
1.环境与设施日常维护
1.1执行值日表制度，每日检查公共区域（公区、会议室、总经理室）地面、桌面清洁情况，督促保洁团队按标准整改（当日问题当日解决）。
1.2日常维护办公环境：协助更新企业文化墙内容；养护办公区域绿植（浇水、擦拭叶片，每周3次），发现枯萎及时上报主管更换；整理办公位物品摆放，确保整洁有序。
1.3检查设施运行状态：每日上下班前检查灯光、空调、通风系统、饮水设备是否正常，发现问题立即上报主管；下班前协助关闭公共区域水、电、门窗、空调，登记《下班安全检查记录》。
1.4协助选址 / 搬迁：整理选址资料、联系场地勘察；准备搬迁物资（打包箱、标签、胶带），协助员工打包物品；搬迁后协助整理办公环境、归置物资。
2.接待与会议具体执行
2.1负责日常来访客人接待：引导客人至等候区，提供茶水，及时联系被访者；按接待礼仪规范服务，展现公司良好形象。
2.2会议服务具体操作：
会前：调试投影仪、电脑、电视、话筒、网络等设备（确保正常运行），摆放桌椅、茶水、会议资料（提前 15 分钟完成）；
会中：及时续水，记录会议过程中的设备故障，立即上报主管协调处理；
会后：清理会场（回收资料、擦拭桌面、倾倒垃圾），将设备归位、关闭电源，1 小时内完成场地恢复。
3.物资具体管理
3.1协助主管进行办公用品、耗材、杂项物资的采购对接：接收供应商送货，核对型号、数量、质量，协助办理入库手续，登记《物资入库台账》。
3.2负责物资发放：接待各部门办公用品领用申请，核对领用权限，按标准发放，准确登记《领用台账》；协助主管盘点库存，整理库存物资，保持仓库整洁。
3.3管理名片、工牌、桌签、条幅、彩旗等制作：对接供应商，跟踪制作进度，完成后及时发放，登记相关记录。
4.网络、车辆与物业日常对接
4.1协助主管管理办公网络：记录员工网络故障反馈，及时上报主管；协助办理网络相关手续（如资料提交、费用核对）。
4.2协助管理公司车辆：登记《车辆使用台账》，记录使用人、行程、里程；提醒主管车辆保养、保险到期时间。
4.3日常对接物业：传达办公室维修需求，跟踪维修进度；领取物业通知、缴费单据，及时上报主管；协助核对水电用量、物业费明细。
5.设备维护具体操作
5.1收集员工电脑、网络等软硬件问题，详细记录故障现象，立即上报主管；协助维修商进行现场维修（如引导、提供设备信息），维修后确认故障解决。
5.2日常管理视频会议设备：使用前调试电视、投影仪、话筒，确保正常；使用后关闭设备、整理线缆；分发、回收员工门禁卡、工牌，登记领用、归还信息，丢失及时上报主管。
（三）后勤支持与员工关怀
1.活动与福利具体执行
1.1协助主管组织公司活动：
1.2前期：收集员工活动意向，协助筛选场地、采购物料（如道具、礼品）、联系餐饮供应商；
1.3现场：负责签到、物料分发、现场布置、秩序维护等具体工作；
1.4后期：清理活动场地，回收剩余物料，协助主管收集员工反馈。
1.5福利发放具体操作：按主管要求发放节日礼品、下午茶等福利，准确分发至员工手中，登记《福利发放台账》；收集员工对福利的反馈，及时上报主管。
1.6协助准备员工培训、客户接待活动的物料（如资料打印、场地布置、茶水准备），确保活动顺利进行。
1.7本地酒店询价比价签署协议，保障出差人员及时入住。
（四）跨部门协作与应急处理
1.对接各部门行政需求：每日接收并响应各部门办公支持需求（如会议室申请、物资领用、设备维修），确保响应及时率 100%，需求满足率≥95%；每周 1 次与核心部门（如业务部、人力部）沟通，同步需求解决情况。
（五）岗位协作对象
1.内部：行政高级综合主管、主管、各部门行政对接人、全体员工。