行政主管

行政主管岗位说明书
【基础信息】

职位名称：部门主管

岗位名称：行政主管

岗位编码：HSJKXZ011#

所属部门：行政部

直接上级：行政经理

直接下级：行政专员

固定工资：根据任职要求条件达标确定7档-12档

绩效工资：月度工作绩效考核评分制，根据合同约定100%绩效工资/日起-36档

福利待遇：五险一金、合同满1年（包含试用期）有资格竞聘企业（合作人与合伙人）

【岗位描述】

统筹公司内部行政事务的整体规划与执行，优化办公环境、流程及资源配置，确保内部运营高效有序。负责公司对外事务联络与协调，处理政府关系、行业协会对接及外部合作事务，维护企业良好外部形象。统筹公司法律事务，提供合规支持，防范法律风险，保障经营活动合法合规。塑造和维护企业品牌形象，策划公关活动，管理媒体关系，提升企业社会影响力。负责公司文件全生命周期管理，确保文件传递准确、存储规范、使用高效。保障公司后勤服务高效运转，涵盖餐饮、住宿、车辆、安全等方面，提升员工满意度。推动公司组织效能提升，优化架构设计，统筹跨部门协作，保障战略目标落地
【岗位职责】

内务管理
1. 办公环境管理：定期巡检办公区域，协调物业处理设施维修、保洁、绿化等事务，保障办公空间安全舒适
2. 行政制度建设：制定/修订行政管理制度（如考勤、会议、印章管理），组织全员宣贯并监督执行
3. 资产管理：建立资产台账，负责资产采购、调配、盘点及报废流程，确保账实相符
4. 档案管理：规划档案分类体系，监督档案的归档、借阅、保密工作，定期开展档案清查
外务管理
1. 政府事务对接：跟踪政策动态，办理各类资质证照年检，协调政府部门检查接待工作
2. 公共关系维护：建立行业资源网络，组织参与政府会议/论坛，争取政策支持与项目合作
3. 外部机构协作：管理与物业、供应商、服务商的合作关系，审核合同条款并监督履约情况
4. 危机预警处理：建立舆情监测机制，协同相关部门制定突发事件对外沟通预案
法务管理
1. 合同管理：审核各类合同协议，建立合同台账，监督履行情况，处理合同纠纷
2. 合规审查：对重大决策、业务流程进行法律风险评估，提出合规建议
3. 法律培训：组织法律知识培训，提升员工风险意识，更新内部合规操作指南
4. 纠纷处理：对接法律顾问，参与诉讼/仲裁案件，维护公司合法权益
公关管理
1. 品牌传播：制定公关传播策略，策划企业活动（发布会、周年庆等），统筹媒体宣传
2. 媒体关系管理：建立媒体资源库，定期沟通维护，处理媒体采访与信息发布
3. 舆情监控：实时监测网络舆情，制定危机公关预案，快速响应负面信息
4. 社会责任建设：规划公益活动，组织志愿者服务，提升企业社会美誉度
文控管理
1. 文件制度规范：制定文件分类、编号、审批流程标准，定期更新管理办法
2. 发文管理：审核发文格式与内容，跟踪文件签批进度，确保及时下发
3. 收文处理：登记外来文件，分类呈办并督办落实情况，建立电子/纸质档案
4. 文档信息化：推进OA系统文件模块优化，实现文件在线审批与归档
后勤管理
1. 餐饮管理：监督食堂卫生与菜品质量，收集员工反馈，优化供餐方案
2. 车辆调度：制定用车管理制度，合理调配车辆资源，监督驾驶员安全驾驶
3. 安全管理：组织消防演练，检查安防设施，落实安全生产责任制
4. 员工福利：管理员工宿舍、班车服务，策划节日福利发放及文体活动
组织管理
1. 组织架构优化：分析业务需求，调整部门职责与岗位设置，编制组织手册
2. 流程再造：梳理跨部门协作流程，识别效率瓶颈，推动流程标准化改造
3. 会议管理：统筹公司级会议安排，督办会议决议执行，形成闭环管理
4. 团队建设：组织行政团队技能培训，制定绩效考核方案，提升团队专业能力

【岗位权限】
审批权：对行政管理制度制定、修订拥有提案权；在预算范围内，对行政资源调配、采购方案有审批权。
监督权：监督各部门行政制度执行情况；对行政类供应商服务质量进行评估和考核。
【学历要求】
本科及以上学历，行政管理、工商管理、公共管理等相关专业优先；若具备丰富经验，可放宽至大专学历。
【技能要求】
1. 专业技能：熟练使用办公软件（Word/Excel/PPT），熟悉OA、ERP等管理系统；具备合同审核、公文写作能力。
2. 工具技能：掌握数据分析工具（如Power BI），能通过数据优化行政流程；了解档案管理数字化工具操作。
3. 行业技能：熟悉物业管理、会务策划、资产管理等实操流程；掌握劳动法、合同法等基础法律知识。
【素质要求】
全局意识：能从公司整体利益出发规划行政工作，平衡短期需求与长期发展。
创新意识：主动探索行政服务新模式，推动管理流程优化升级。
服务意识：以满足员工需求、支持业务发展为导向开展工作。
【经验要求】
拥有5年以上行政工作经验，3年以上行政团队管理经验；有大型企业或跨部门协作经验者优先。
【沟通能力】
内部沟通：能与高层领导有效汇报行政规划；清晰传达制度要求至基层员工，处理员工反馈。
外部沟通：与政府部门、供应商、媒体等建立良好合作关系，妥善处理对外事务。
【组织协调能力】
资源整合：协调人力、物力资源，保障大型会议、活动顺利开展。
跨部门协作：推动行政部门与业务部门联动，解决资源分配、流程衔接等问题。
【解决问题能力】
应急处理：快速响应突发事件（如设备故障、安全隐患），制定解决方案。
系统性思维：通过数据分析定位行政管理痛点，提出系统性改进方案。
【抗压能力和情绪管理】
能在高强度工作、多任务并行环境下保持高效执行；妥善管理工作压力，避免负面情绪影响团队氛围。
【对公司文化和战略目标的理解与执行力】
文化践行：通过行政活动（如员工关怀、文化宣传）强化企业文化落地。
战略支持：围绕公司战略目标，制定行政保障计划（如扩张期的场地规划、成本控制策略）。
【保密意识】
严格遵守公司保密制度，妥善保管机密文件、数据，杜绝信息泄露风险。
【法律法规知识】
熟悉《劳动法》《合同法》《档案法》《民法典》《商标法》《专利法》《公司法》《破产法》等相关法律法规，确保行政工作合法合规。
【个人品德】
诚实守信，廉洁自律；具备责任心和敬业精神，恪守职业道德。
【其他要求与能力】
学习能力：及时掌握行业新趋势、新技术（如医疗、医药、医保、健康、互联网、人工智能等解决方案）。拥有丰富的国学文化功底，

文化能力： 拥有丰富的国学文化功底，儒释道法墨兵纵横理解深刻，通读四书五经诸子百家、尤其通读四大名著，孙子兵法、三十六计，对其理解深刻应用自如。具有一定的创新能力，能够不断优化行政工作流程和方法。适应出差和加班，以满足公司业务发展的需要。
语言能力：具备良好的书面和口头表达能力，英语CET-6以上者优先。
【工作条件】
工作场所：主要在办公室办公，需定期巡视各区域；必要时出差处理外部事务。
设备支持：自备电脑，电话、打印机等办公设备，可使用公司行政资源。
【工作关系】
上级：直接向部门经理汇报工作。
平级：与各部门负责人保持密切协作。
下级：管理行政部各岗位员工，指导工作开展。
【职业发展】
纵向晋升：可晋升为行政经理、行政总监、行政部总裁（CAO）等高级管理岗位。
横向发展：转向人力资源管理、综合管理、企业运营等相关领域。
能力提升：通过参加行业培训（如行政管理师认证）、MBA进修等提升职业竞争力。