办公室主管

消防维保公司办公室主管 招聘职位描述
职位名称：办公室主管
所属部门：综合管理部/行政人事部
工作地点：陕西省安康市汉阴县
一、岗位核心价值
作为公司行政与管理的“中枢神经”，统筹办公室日常运营、人事后勤支持及跨部门协同，保障技术团队（维保技工、工程师）高效作业，推动公司行政流程标准化、合规化，为公司业务拓展（维保项目、检测评估）提供坚实后台支撑，助力实现“安全服务零差错、内部管理零漏洞”目标。
二、岗位职责
（一）行政管理与流程优化
1. 制度与流程建设：制定并完善公司行政管理制度（如考勤、差旅、物资采购、印章管理），优化办公流程（如项目投标资料准备、合同归档、资质文件更新），确保符合消防行业合规要求（如《消防技术服务机构从业条件》）。
2. 办公环境与物资管理：统筹办公场地租赁/装修、设备维护（电脑、打印机、消防检测工具存放区）、固定资产盘点；负责办公用品、劳保用品（如维保技工防护装备）的采购、库存管理及成本控制（目标降本5%-10%）。
3. 会议与文档管理：组织公司例会、项目复盘会、客户接待会，撰写会议纪要并督办决议落地；分类管理技术文档（维保报告、检测记录、资质证书）、合同文件及政府批文，确保查阅便捷、保密合规。
（二）人力资源管理支持
1. 招聘与配置：协助技术部、项目部招聘维保技工、检测员、一级注册消防工程师等岗位，筛选简历、组织初试（侧重实操能力与行业经验），配合用人部门完成复试。
2. 培训与考核：组织新员工入职培训（含公司制度、消防基础知识）、在岗技能培训（如办公软件、客户服务礼仪）；协助统计技术团队绩效数据（如维保及时率、客户满意度），为薪酬调整提供依据。
3. 员工关系与考勤：处理员工入离职手续、社保公积金增减员；监督考勤纪律（含技术团队外勤打卡），核算工资、绩效奖金，解答员工行政类咨询（如休假政策、补贴申请）。
（三）后勤保障与跨部门协同
1. 技术团队支持：协调维保技工、工程师的差旅安排（工具运输、住宿预订）、车辆调度（优先保障紧急抢修任务）；准备项目所需行政资料（如客户对接函、设备进场证明），协助技术主管完成项目报备。
2. 内外协调沟通：
- 对内：衔接技术部（维保进度同步）、项目部（投标资料收集）、财务部（费用报销审核），确保信息畅通；
- 对外：对接客户行政对接人（如商场、工厂物业）、供应商（消防器材采购）、政府部门（消防支队资质申报、年检），维护良好合作关系。
3. 应急与安全管理：制定办公室应急预案（如火灾逃生、设备故障），组织消防演练（含自身办公区）；定期检查办公区消防设施（灭火器、应急灯），确保符合公司“消防安全示范岗”标准。
（四）合规与成本控制
1. 资质与合规管理：负责公司资质证书（消防设施维护保养检测一级/二级、安全评估资质）的年检、延续及变更，跟踪消防行业政策动态（如资质标准调整），及时提醒管理层应对。
2. 成本分析与优化：统计行政费用（办公费、差旅费、招待费），编制月度报表，分析超支原因并提出改进措施（如推行无纸化办公、集中采购议价）。
三、任职要求
（一）基本条件
- 年龄28-45岁，大专及以上学历，行政管理、人力资源管理、工商管理等相关专业优先；
- 3年以上办公室主管/行政经理经验，有消防技术服务、工程类公司行政背景者优先；
- 熟悉消防行业基本术语（如维保、检测、联动系统）及合规要求（如《社会消防技术服务管理规定》），能快速对接技术团队需求。
（二）核心能力
1. 流程与执行能力：能独立搭建行政人事流程，熟练使用OA系统（如钉钉、企业微信）、Excel（数据统计、报表制作）、PPT（汇报材料），确保工作闭环（如任务督办、档案管理）。
2. 沟通与协调能力：擅长跨部门协作（尤其与技术团队），能清晰传达客户需求（如客户对维保报告的格式要求）；具备商务接待礼仪，可独立对接政府/大客户行政人员。
3. 成本与风险意识：对行政开支敏感，能通过比价、集中采购降低成本；熟悉合同审核要点（如服务期限、违约责任），规避法律与财务风险。
4. 责任心与服务意识：主动预判技术团队需求（如抢修任务前的工具清点），以“支持业务就是支持公司”为导向，耐心处理员工与客户的行政诉求。
（三）加分项
- 持有企业人力资源管理师、劳动关系协调员等证书；
- 熟练使用PS、Visio等工具（用于制作项目流程图、宣传物料）；
- 有消防行业客户资源或政府对接经验。
四、薪资福利
- 薪资：月薪3k-5k（根据经验、管理能力浮动）+ 绩效奖金（成本控制达标奖、流程优化奖）；
- 福利：五险、带薪年假（10天起）、节日福利（含消防主题礼品）、定期团建（如消防科普基地参观）、专业技能培训（如行政合规课程）；
- 发展：晋升通道（办公室主管→综合管理部经理→总经理助理），支持考取人力资源管理师、消防行业管理员等关联证书（费用报销）。