建筑工程资料员

资料员是公司各类档案、资料管理的核心岗位，负责消防工程、维保服务、行政人事等全业务链条资料的收集、整理、归档、保管及利用，确保资料完整、规范、可追溯，为业务开展与合规运营提供支撑。具体职责如下：
一、资料收集与整理
1. 工程类资料：
- 收集消防工程从立项到验收的全流程资料，包括设计图纸、审批文件、材料合格证、检测报告、施工日志、隐蔽工程记录、验收报告等，按项目分类整理，确保资料与工程进度同步。
- 对接工程部，督促施工人员及时提交现场资料（如变更单、签证单），核对资料完整性（签字、盖章是否齐全），发现缺失及时反馈并跟进补充。
2. 维保类资料：
- 收集维保服务过程中的《维保记录表》《应急处置报告》《设备检测数据》《客户签字确认单》等，按客户单位、服务周期分类归档，确保每一次服务都有记录可查。
- 定期与维保部核对资料，确保维保频次、内容与合同约定一致，数据准确无误。
3. 行政与业务类资料：
- 收集公司资质文件（如营业执照、消防资质证书、人员执业证书）、合同协议（业务合同、采购合同）、客户档案、员工档案等，按类别整理编号。
- 跟进各类文件的审批流程，及时归档已审批文件，确保行政、业务资料的规范性。
二、资料归档与保管
1. 标准化归档：
- 制定资料归档标准（如文件夹分类标签、电子档案命名规则），纸质资料需装订成册，电子资料需备份存档（至少双份，分别存储于电脑硬盘及云端），确保检索便捷。
- 对有保质期或时效性的资料（如灭火器年检报告、资质证书有效期），设置到期预警（提前3个月），及时提醒相关部门更新。
2. 安全保管：
- 纸质资料存放于专用档案柜，做好防潮、防火、防虫措施；涉密资料（如客户隐私、核心技术文件）单独存放，设置借阅权限，仅限授权人员查阅。
- 定期检查资料完好性，对破损、模糊的资料及时修复或复印备份，防止丢失或损坏。
三、资料查阅与利用
1. 借阅管理：
- 建立资料借阅登记制度，记录借阅人、借阅时间、用途及归还日期，确保资料按时归还；涉密资料借阅需经部门经理或总经理审批。
- 为各部门提供资料查询支持（如工程部需调取历史工程图纸、业务部需查询客户合同），快速响应需求，提高工作效率。
2. 数据统计与分析：
- 定期整理维保服务数据（如月度/季度维保次数、隐患整改率）、工程验收通过率等，形成统计报表，为管理层决策提供数据支持。
- 协助相关部门应对消防部门检查、客户审计等，提供完整合规的资料凭证。
四、协作与沟通
1. 与工程部、维保部、业务部等部门保持密切沟通，明确资料需求标准，指导一线人员规范填写资料（如施工日志、维保记录的必填项）。
2. 配合行政部完成公司资质年检、档案审计等工作，确保资料符合监管要求。
五、职责要求
1. 熟悉消防行业相关资料规范（如《建设工程文件归档规范》），具备一定的消防专业知识，能识别资料的完整性与合规性。
2. 工作细致严谨，责任心强，熟练使用办公软件（如Excel、档案管理系统），具备电子档案管理能力。
3. 严格遵守保密制度，不得泄露资料中的敏感信息。
本职责由行政部统筹管理，资料员需定期向行政部经理汇报资料管理情况，确保公司资料管理规范、高效、安全。