行政专员/前台

行政专员/前台岗位职责
一、岗位基本信息
• 岗位名称：律师事务所行政/前台
• 直接上级：行政主管/律所主任
• 工作地点：律师事务所办公区域
• 核心职能：统筹律所行政事务，保障办公秩序高效运转；负责前台接待与客户服务，维护律所专业形象。
二、核心工作职责
（一）前台接待与客户管理
1. 负责来访客户、快递人员及各类访客的迎送、登记与引导，主动问好、礼貌问询，准确对接来访事由并通知相关律师或人员，确保接待流程规范有序。
2. 统筹律所各类信件、快递的收发、登记与分发，及时处理快递延误、遗失等异常情况，保障文书传递高效安全。
3. 管理前台区域办公设备（打印机、复印机、电话交换机等），确保设备正常运行，及时报修故障；负责前台办公用品（名片、宣传册、饮用水等）的整理与摆放，维持前台环境整洁美观。
4. 负责律所总机电话的接听与转接，使用规范礼貌用语，准确记录来电信息（如客户姓名、联系方式、需求事项），及时转达至对应律师或部门，无漏接、错接情况。
（二）行政事务统筹
1. 协助制定律所行政管理制度、办公流程规范，监督制度落地执行，及时反馈执行问题并提出优化建议。
2. 负责律所办公环境日常维护与管理，协调保洁人员做好办公区域（会议室、洽谈区、走廊、卫生间等）的清洁卫生，定期检查办公设施（空调、灯光、门窗等），及时协调维修或更换，保障办公环境舒适安全。
3. 统筹律所办公用品、耗材的采购、登记、发放与库存管理，建立详细台账，按需制定采购计划，控制成本，确保各类物资供应充足，无浪费现象。
4. 协助组织律所内部会议、培训、团建等活动，负责会议通知、场地布置、资料准备、签到记录、会议纪要整理等工作，保障活动顺利开展。
5. 管理律所员工考勤，协助核算员工考勤数据，配合行政主管完成考勤汇总与上报工作。
6. 负责律所固定资产（办公家具、设备等）的登记、盘点与维护，建立固定资产台账，协助办理资产购置、报废、调拨等手续。
（三）其他辅助工作
1. 配合律师完成案件辅助事务，如协助整理案件材料、联系当事人、送达法律文书、预约法院/仲裁机构办事等，确保案件推进高效。
2. 负责律所日常费用的初步核对与报销流程协助，整理报销凭证，配合财务部门完成费用报销工作。
3. 协助维护律所网络、办公系统等信息化设备，保障网络正常连接、系统稳定运行，及时处理简单的信息化故障。
4. 完成上级交办的其他临时性行政任务，积极配合各部门工作，保障律所整体运营顺畅。
三、任职要求
1. 学历：大专及以上学历，行政管理、文秘、法学等相关专业，党员优先。
2. 经验：1-3年行政、前台相关工作经验，有律师事务所或法律服务机构工作经历者优先。
3. 技能：具备良好的沟通表达与人际交往能力，熟练使用Office办公软件（Word、Excel、PPT）、打印机、复印机等办公设备；掌握基础的档案管理知识与流程。
4. 素养：形象气质佳，性格开朗热情，工作细致认真、责任心强，具备较强的服务意识与保密意识，能严格遵守律师事务所的规章制度与职业操守。
5. 其他：能适应灵活的工作节奏，抗压能力强，具备一定的应急处理能力。