行政主管

一、岗位基本信息
岗位名称：行政主管
所属部门：综合管理部
汇报对象：总经理/运营总监
企业行业：咨询、社群运营、孵化器运营等
岗位目标：全面统筹办公室日常事务管理，构建高效、规范的行政运营体系，为咨询项目推进、社群活动落地及孵化器企业服务提供坚实的后勤支撑，保障公司整体运营流畅。
二、岗位职责
1. 办公室日常运营管理
o 统筹办公环境维护（含空间规划、清洁消杀、绿植养护等），确保办公场所安全、整洁、舒适；
o 负责办公物资（文具、设备耗材等）的采购、库存管理及分发，优化成本控制；
o 管理办公设备（电脑、打印机、会议系统等）的维护与故障协调，保障硬件设施正常运转。
2. 行政流程与制度建设
o 制定并完善行政管理制度（如考勤、差旅、固定资产管理等），监督制度落地执行；
o 优化行政流程（如文件审批、合同归档、访客接待等），提升办公效率。
3. 会议与活动支持
o 负责公司内部会议（如管理层例会、项目复盘会）及外部活动（如咨询行业沙龙、社群分享会、孵化器企业对接会）的筹备工作，包括场地布置、物料准备、流程衔接等；
o 记录会议纪要并跟进决议事项的落实，确保信息传递及时准确。
4. 后勤与外联协调
o 统筹员工差旅安排（机票、酒店预订、费用报销审核），保障差旅体验；
o 对接物业、供应商及外部合作机构（如工商、税务等），处理行政相关外联事务；
o 组织员工关怀活动（如节日福利、团建等），提升团队凝聚力。
5. 文档与资产管理
o 负责公司重要文件、合同的归档与保管，建立电子与纸质档案索引，确保查阅便捷；
o 管理公司固定资产（如办公家具、电子设备）的登记、盘点及报废流程，防范资产流失。
6. 其他行政事务
o 协助管理层处理临时交办的行政任务，支持跨部门协作的后勤保障工作；
o 关注行政领域行业动态，引入创新工具或方法优化行政服务。
三、岗位要求
1. 学历与专业：本科及以上学历，行政管理、工商管理、文秘等相关专业优先。
2. 工作经验：3年以上行政主管或相关岗位工作经验，有咨询行业、社群运营或孵化器运营背景者优先。
3. 核心能力：
o 具备较强的统筹规划能力，能独立搭建行政体系并推动落地；
o 熟练掌握办公软件（Word、Excel、PPT、OA系统等），具备基础的数据分析能力；
o 优秀的沟通协调与问题解决能力，能高效对接内外部 stakeholders；
o 细致严谨，责任心强，具备较强的服务意识与抗压能力。
4. 专业知识：熟悉行政管理制度与流程，了解企业后勤、资产管理、会议组织等专业知识，掌握基本的商务礼仪。
5. 综合素质：具备团队协作精神，能主动预判行政需求并提前响应，有较强的成本控制意识。