院办主任

一、职位核心定位
统筹学院党政办公室、综合办公室全面工作，承担参谋助手、统筹协调、督查督办、综合服务、公文处理、会议组织等核心职能，衔接学院各部门、上级单位及外部合作机构，保障公司决策部署落地、日常运营高效有序，是学院上传下达、内外协调的核心枢纽。
二、主要工作职责（一）统筹管理与团队建设1.全面负责两办日常管理工作，制定并完善两办工作制度、流程规范，优化工作效率，确保部门各项工作有序推进。2.负责两办团队的搭建、培养、考核与管理，明确下属岗位职责，组织开展业务培训，提升团队综合服务能力和专业素养。
3.统筹协调两办与学院各部门、各分支机构的工作衔接，解决工作推进中的协调类问题，形成工作合力。
（二）参谋助手与决策支撑1.密切关注学院运营动态、行业政策及上级单位要求，收集整理各类信息，为学院高层决策提供精准、及时的参考建议和数据支撑。2.协助高层起草学院年度工作计划、工作总结、工作报告、重要讲话、会议纪要等各类公文，确保公文规范、严谨、贴合学院实际。
3.参与学院重大会议、重要活动的筹备策划，协助高层统筹推进重大决策、重点工作的落地实施。
（三）督查督办与落实推进
1.负责学院高层决策部署、重要会议决议、重点工作任务的督查督办，建立督查台账，跟踪推进进度，及时反馈落实情况，确保各项工作按期完成。
2.受理学院内部各类工作请示、报告，统筹协调相关部门办理，跟踪办理结果，确保事事有回应、件件有落实。
3.负责学院信访、投诉的统筹协调处理，及时化解各类矛盾问题，维护学院正常运营秩序。
（四）公文处理与会议管理
1.统筹学院公文收发、登记、传阅、归档、销毁等全流程管理，规范公文格式，提升公文处理效率和质量，确保公文传递安全、及时。
2.负责学院各类会议（董事会、股东会、总经理办公会、专题会议等）的筹备、组织、服务工作，包括会议通知、材料准备、会场布置、会议记录、纪要撰写、会后落实跟进等。
3.负责学院印章、证照的管理，规范印章使用流程，审核印章使用申请，确保印章使用安全、合规。
（五）综合服务与内外协调
1.负责学院高层的日常服务保障工作，包括日程安排、公务出行、接待陪同等，确保高层工作顺畅。
2.统筹学院对外接待工作，对接上级单位、合作机构、来访嘉宾等，做好接待方案策划、流程衔接、服务保障，维护公司良好形象。
3.负责学院机要保密工作，落实保密制度，防范保密风险，确保公司核心信息安全。
（六）其他工作
1.完成学院高层交办的其他临时性工作任务，配合其他部门开展相关工作。
2.负责两办工作的年度总结、计划制定及工作改进优化，推动两办工作提质增效。
三、任职要求（一）学历与专业
1.必须中共党员。
2.本科及以上学历，行政管理、汉语言文学、公共事业管理、企业管理等相关专业优先。
3.具备5年以上大中型企业两办、综合办公室、党政办公室管理工作经验，其中3年以上主任及以上管理岗位经验优先。
（二）核心能力
1.统筹协调能力：具备极强的统筹规划、跨部门协调能力，能高效协调各方资源，解决复杂协调类问题，推动工作落地。
2.公文写作能力：精通各类公文写作规范，能独立起草工作报告、讲话稿、会议纪要等公文，文字功底扎实、逻辑清晰、严谨规范。
3.督查督办能力：具备较强的执行力和责任心，能精准跟踪重点工作进度，善于发现问题、督促整改，确保工作落实到位。
4.沟通表达能力：具备优秀的口头沟通、书面表达能力，善于对接内外、沟通上下，亲和力强，能妥善处理各类人际关系。
5.应急处置能力：具备较强的应急反应能力，能妥善处理工作中的突发情况，沉着应对各类复杂问题。
（三）素质要求
1.政治素养高，立场坚定，服从安排，具备良好的职业操守和保密意识，严于律己、廉洁自律。
2.责任心强，工作严谨细致、精益求精，具备较强的抗压能力和奉献精神，能适应高强度工作节奏。
3.具备良好的团队管理能力，善于带队伍、聚合力，能调动下属工作积极性和主动性。
4.熟悉企业行政管理流程、公文处理规范、会议组织流程，了解行业政策及相关法律法规优先。
（四）其他要求
1.熟练使用Office办公软件（Word、Excel、PowerPoint、Outlook等），具备基本的公文排版、数据统计能力。
2.无违法违纪记录，身体健康，能适应必要的加班和公务出行。