一、岗位职责
1. 行政支持与综合管理
- 考勤与人事服务:负责员工考勤数据管理、请假流程审核、假期额度核对及月度考勤统计与报送。
- 报销管理:执行公司报销制度,审核报销单据的合规性、真实性与准确性,完成月度报销汇总与台账记录。
- 办公环境与资产管理:管理办公用品采购与领用、办公区域日常维护(对接物业)、公司钥匙保管及快递收发。
- 用印与合同管理:严格执行用印审批与登记制度;负责部分合同的归档、台账更新与执行跟踪。
- 日常行政事务:组织协调公司集体活动;起草、审核并发布各类通知通告;参与公司行政管理制度的编制与修订。
2. 采购执行与供应商管理
- 采购计划与执行:根据项目需求或库存情况制定采购计划,执行询价、比价、议价及合同签署流程。
- 供应商全周期管理:负责合格供应商档案建立与维护,处理供应商黑名单事宜,进行日常对账与关系维护。
- 订单与交付跟踪:建立采购订单跟踪台账,全程跟进供应商备货、发货、物流及到货验收,协调处理交付延迟或质量问题。
- 售后与账款协同:协调处理物料质量异议的退换货;协同财务部门对应付账款进行核对,并跟踪发票开具。
3. 商务支持与招投标协助
- 销售支持:辅助销售部门进行日常文档处理(报价单、合同等)及用印流程。
- 招投标工作:负责投标项目中商务标的制作、检查、排版与装订;协调技术标进度与资料支持;与招标代理、供应商进行对接沟通;管理中标后的服务费缴纳、通知书催收及历史资料归档。
- 财务对接:负责销项发票的开具申请与信息核对,并完成相关交付与存档流程。
二、技能要求
1. 硬性技能
- 办公软件精通:熟练使用Word、Excel、PPT等办公软件,能高效进行文档处理、数据统计与报表制作。
- 系统操作能力:熟悉钉钉、飞书或类似OA系统的考勤、审批模块操作;了解或能快速掌握税务开票系统。
- 文书与数据处理:具备良好的文字功底,能起草清晰的通知、制度文件;具备基础的数据核对、台账管理与分析能力。
- 流程理解与执行:能深刻理解并严格执行考勤、报销、采购、用印等公司内部流程与制度。
2. 业务知识
- 财务基础知识:了解发票种类、开具规范、报销单据审核要点及基础的对账流程。
- 采购与合同知识:熟悉采购询比价流程、合同核心条款(如付款、交付)、供应商管理基本方法。
- 招投标流程:了解商务标书的基本构成、制作规范及投标流程的关键节点。
三、必备素质
- 严谨细致与高度责任心:工作条理清晰,对考勤数据、报销单据、合同条款、标书内容等具备极强的敏感度和核对意识,能确保各项工作准确无误。
- 沟通协调与执行力:具备出色的跨部门(财务、销售、技术、项目组)及外部(供应商、物业、招标方)沟通协调能力,能有效推动事务解决,确保工作闭环。
- 原则性与合规意识:坚守公司制度与财务纪律,在审核、用印、采购等环节能坚持原则,把控风险。
- 服务意识与主动性:对内积极支持业务部门,及时响应需求;对外维护公司利益与形象,主动跟进和反馈进度。
- 多任务处理与抗压能力:能同时有序处理考勤、报销、采购、支持等多线程任务,在投标等时间紧迫的工作中保持稳定高效。
四、核心特质(我们寻找这样的人)
- “大管家”型人才:不仅能把行政、采购等模块化工作做好,更具备全局观,能通过流程优化和细致服务,提升整体运营效率,是业务部门可信赖的后盾。
- “防火墙”与“润滑剂”:既是公司制度执行的“防火墙”,严格把控风险;又是内外部协作的“润滑剂”,善于沟通,化解矛盾,促进合作。
- 持续学习与适应力:能快速适应公司发展带来的职责变化,主动学习新的政策法规(如税务、采购法规)和业务知识。
- 结果导向:不满足于流程走完,而是以“事情圆满解决”、“问题彻底关闭”、“支持及时到位”为最终工作目标。
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