行政总监

【基础信息】

职位名称：部门总监

岗位名称：行政总监
岗位编码：HSJKXZ003#

所属部门：行政部

直接上级：行政总裁

直接下级：行政经理

固定工资：根据任职要求条件达标确定19档-24档

绩效工资：月度工作绩效考核评分制，根据合同约定100%绩效工资/日起-36档

福利待遇：五险一金、合同满1年（包含试用期）有资格竞聘企业（合作人与合伙人）

【岗位描述】
负责公司内部行政事务统筹协调，保障日常运营秩序，优化内部管理流程。负责公司对外联络、事务协调及资源拓展，维护良好外部关系，助力公司业务发展。负责公司法律事务管理，防范法律风险，为公司经营决策提供法律支持。塑造和维护公司品牌形象，管理媒体关系，处理公关危机，提升公司公众美誉度。负责公司文件资料全生命周期管理，确保文件传递规范、存储安全、查阅便捷。负责公司后勤保障工作，包括办公环境维护、设施设备管理、安全保卫等，营造良好办公条件。负责公司组织架构设计、人力资源规划及团队建设，优化组织效能，支撑公司战略发展。
【岗位职责】

内务管理
制度建设与执行：制定、修订内务管理制度，监督各部门执行，定期评估制度有效性并提出优化建议。
会议与活动组织：安排公司级会议，负责会前准备、会中服务、会后纪要整理与督办；组织员工活动，提升团队凝聚力。
档案与信息管理：管理公司行政档案，确保档案分类清晰、存取便捷；维护内部信息系统，保障数据安全与及时更新。
办公用品管理：统筹办公用品采购、发放与库存盘点，控制成本，避免浪费。
行政流程优化：梳理行政流程，消除冗余环节，推动电子化办公，提升行政效率。
外务管理
政府关系维护：对接政府部门，及时了解政策动态，协助公司争取政策支持，处理政府检查、调研等事务。
公共机构协作：与行业协会、社会团体等建立合作关系，参与行业活动，提升公司行业影响力。
外部资源对接：整合外部资源（如供应商、合作伙伴等），组织合作洽谈，推动项目落地与资源共享。
涉外事务处理：处理涉外文件、签证、商务接待等工作，确保涉外活动规范有序。
危机预警与应对：监测外部舆情及潜在风险，制定应急预案，协同相关部门处理突发外部事件。
法务管理
合同管理：审核、起草、修订各类合同，建立合同台账，监督合同履行，处理合同纠纷。
合规审查：对公司重大决策、业务活动进行法律合规性审查，出具法律意见书，规避法律风险。
知识产权保护：管理公司商标、专利、著作权等知识产权，处理侵权纠纷，维护公司合法权益。
法律诉讼与仲裁：代表公司参与诉讼、仲裁案件，准备法律文书，与律师事务所协作，争取有利结果。
法律培训与宣传：组织内部法律知识培训，普及法律常识，提升员工法律意识与风险防范能力。
公关管理
品牌传播：制定品牌公关策略，策划品牌推广活动，通过媒体宣传、社交媒体运营等提升品牌知名度。
媒体关系管理：建立并维护与媒体的良好合作关系，组织媒体发布会、采访等活动，引导舆论方向。
舆情监测与分析：实时监测网络舆情，分析舆论动态，及时发现负面信息并制定应对策略。
危机公关处理：制定危机公关预案，在危机事件中迅速响应，协调各方资源，降低事件对公司的负面影响。
公益与社会责任：策划并执行公益活动，推动公司履行社会责任，树立良好公众形象。
文控管理
文件制度管理：制定文件管理规范，明确文件分类、编号、审批、归档等流程。
文件收发与流转：负责文件的收发登记、传递跟踪，确保文件及时送达相关部门及人员。
文件归档与保管：定期对文件进行整理、分类归档，采用电子化与纸质化结合的方式存储，保障文件完整性。
文件借阅与销毁：管理文件借阅登记，确保文件安全；按规定流程处理过期、失效文件的销毁工作。
文控系统维护：维护文件管理系统，优化文件检索功能，提升文件管理效率。
后勤管理
办公环境管理：管理办公区域卫生保洁、绿化布置，定期检查办公环境质量，确保环境整洁舒适。
设施设备维护：对办公设备、水电设施、网络等进行日常巡检与维修，保障设施正常运行。
安全管理：制定安全管理制度，组织消防演练，检查安全隐患，保障公司人员与财产安全。
车辆与食堂管理：统筹公司车辆调度、维护；管理员工食堂，监督食品卫生与服务质量。
宿舍管理：负责员工宿舍分配、日常管理，处理宿舍设施维修及纠纷问题。
组织管理
组织架构：联合人资部根据公司战略调整组织架构，明确部门职责与岗位设置，编制岗位说明书。
人资规划：联合人资部联合分析人员需求，制定招聘、培训、晋升计划，保障公司人才供给。
绩效管理：联合人资部建立绩效考核体系，组织绩效评估，反馈评估结果并协助制定改进计划。
员工关系：协助人资部处理员工入职、离职、调岗等手续，调解员工纠纷，维护和谐劳动关系。
文化建设：推动公司文化落地，策划文化活动，增强员工归属感与凝聚力。

【岗位权限】
有对行政部各类工作的决策权。对公司行政制度、流程的制定、修改和完善有建议权和执行权。有对行政部预算的编制和控制权。
【学历要求】
硕士研究生及以上学历，行政管理、企业管理等相关专业优先。
【技能要求】
精通办公软件操作，如Word、Excel、PowerPoint等。具备优秀的公文写作和文档管理能力。
熟悉企业行政管理流程和相关法律法规。
【素质要求】
具备较强的领导力和团队管理能力。有敏锐的洞察力和分析判断能力。具备良好的服务意识和职业素养。
【经验要求】
具有10年以上行政管理工作经验，其中至少5年以上行政总监或同等管理岗位经验。
【沟通能力】
能够与公司内外部各层级人员进行有效沟通，包括高层领导、部门经理、基层员工以及供应商、合作伙伴等。具备出色的口头和书面表达能力，能清晰传达公司政策和行政指令。
【组织协调能力】
能够组织各类公司会议、活动，协调各部门资源，确保活动顺利进行。善于协调部门之间的工作关系，解决工作中的矛盾和问题。
【解决问题能力】
能够迅速识别行政工作中的问题，分析问题产生的原因。提出有效的解决方案，并推动方案的实施和落地。
【抗压能力和情绪管理】
能够在高强度的工作压力下保持冷静，合理安排工作优先级。具备良好的情绪管理能力，不将负面情绪带入工作中。
【对公司文化和战略目标的理解与执行力】
深刻理解公司文化内涵，能够将文化理念贯穿于行政工作中。准确把握公司战略目标，制定相应的行政工作计划和措施，确保行政工作与公司战略方向一致。
【保密意识】
严格遵守公司保密制度，对公司机密信息，如商业计划、财务数据、人事信息等严格保密。
【法律法规知识】
熟悉熟悉《劳动法》《合同法》《档案法》《民法典》《商标法》《专利法》《公司法》《破产法》等相关法律法规，确保公司行政工作合法合规。
【个人品德】
诚实守信，廉洁奉公，具有良好的职业道德和个人品德。
【其他要求与能力】
学习能力：及时掌握行业新趋势、新技术（如医疗、医药、医保、健康、互联网、人工智能等解决方案）。

文化能力： 拥有丰富的国学文化功底，通读四书五经诸子百家、尤其通读四大名著，孙子兵法、三十六计，对其理解深刻应用自如。具有一定的创新能力，能够不断优化行政工作流程和方法。适应出差和加班，以满足公司业务发展的需要。
语言能力：具备良好的书面和口头表达能力，英语CET-6以上者优先。
【工作条件】
工作场所：主要在办公室办公，需定期巡视各区域；必要时出差处理外部事务。
设备支持：自备电脑，电话、打印机等办公设备，可使用公司行政资源。
【工作关系】
内部与公司各部门保持密切沟通与协作，向部门总裁/总经理汇报工作。
外部与政府部门、行业协会、供应商等进行联系和协调。
【职业发展】
可晋升为部门总裁核心行政官（CAO）/公司副总经理/总经理等高级管理职位，或在行政管理领域深入发展，成为企业行政领域的专家。
有机会轮岗到其他业务部门，拓展职业发展路径。