Team Assistant-西门子外包

Work Scope
日程与时间支持(Schedule & Time Support):
·协助团队成员规划、安排和管理日常工作日程、内部会议、差旅等，并提供及时提醒。
协助处理日程冲突，确保团队协作顺畅高效。会议协调与记录(Meeting Coordination & Minutes):·负责团队内部及对外会议(包括线上和线下)的组织、协调、场地预订、设备调试等前期准备工作。·高效准确地进行会议记录，撰写并分发会议纪要，并协助跟进决议事项。
协助准备会议所需资料和演示文稿。
差旅与费用协助(Travel & Expense Assistance):
Service Standard
1.日程与时间支持
明确日程需求后及时安排，发现时间冲突及时提出替代方案;会议/差旅开始前如有必要及时发出相关提醒。
2.会议协调与记录根据需求按时完成会前准备工作，如:完成场地、设备、材料的100%就绪检查并输出《会议准备清单》。会议纪要记录准确，并及时发送给相关人员，决议事项及时跟踪进度和成果。资料准备内容要准确
3.差旅与费用协助
收到差旅预定申请后，及时安排预定，注意国内差旅费用控制在公司预算标准内;报销单据齐全后及时完成系统提交，并追踪审批流程，确保托销及时完成。
4.文件与信息管理