行政专员

一、岗位职责
（一）日常行政事务管理
1. 负责公司日常行政运营保障，包括办公环境维护、办公用品采购与发放、固定资产盘点登记、办公耗材成本管控、后勤对接等基础工作，保障办公秩序正常运转。
2. 承担公文处理工作，起草、修订、下发各类行政通知、管理制度、会议文件，完成文件收发、传阅、归档、借阅全流程管理，确保行政文书规范合规。
3. 负责对接物业、水电、保洁、维保等外部供应商，完成日常沟通与费用结算。
5. 完成上级交办的其他临时性、综合性行政工作，配合各部门完成行政协同事项。
（二）管理体系建设与落地执行
1. 协助完成公司质量、环境、职业健康安全等管理体系的搭建、推行、维护与持续优化，保障体系合规运行、顺利通过内外部审核。
2. 参与体系文件（管理手册、程序文件、作业指导书、记录表单）的编制、修订、宣贯与更新，监督各部门严格按照体系要求规范作业。
3. 统筹管理体系内部审核、管理评审的前期准备、资料整理、现场配合工作，对接第三方认证审核、客户体系审核，全程跟进不符合项整改与闭环验证。
4. 梳理公司行政及运营流程，推动流程标准化、规范化建设，收集体系运行问题，提出优化建议并落地执行，提升公司整体运营合规性。
5. 开展体系规范、制度要求的内部培训与宣导，提升全员体系合规意识，确保体系要求融入日常工作。
（三）安全管理与台账标准化建设
1. 全面负责公司安全生产、消防安全、职业健康相关的台账建立、更新、整理、归档工作，做到台账完整、记录真实、数据可追溯、分类规范，符合监管及体系审核要求。
2. 负责安全类文件、应急预案、检查记录、培训记录、整改报告、特种设备资料、人员资质证件的统一管理与动态更新，定期梳理台账完整性，补齐缺失资料。
3. 配合开展日常安全巡检、隐患排查工作，记录巡检问题，跟进隐患整改闭环，同步更新安全台账与整改记录。
4. 协助组织安全生产培训、消防演练、安全宣传教育活动，做好活动签到、资料留存、台账登记工作。
5. 对接应急管理、消防等监管部门检查，完整提供安全台账及相关资料，落实监管整改要求，保障公司安全管理合规达标。
（四）综合协同职责
1. 统筹行政、体系、安全三类工作的资料整合、流程衔接，确保公司制度、体系要求、安全规范三者统一、落地一致。
2. 按时完成各类工作报表、合规资料、备查档案的整理上报，保障工作高效、闭环、可追溯。
3. 配合公司其他部门完成合规检查、资料提供、流程对接等协同工作，服从公司整体工作安排。
二、任职条件
（一）基本任职要求
1. 学历与专业：大专及以上学历，行政管理、工商管理、安全工程、企业管理相关专业优先。
2. 工作经验：1-3年行政专员、体系助理、安全内勤相关工作经验，熟悉企业行政运营、管理体系基础规范、安全台账管理要求者优先。
3. 专业能力：熟悉公文写作与办公文档规范，熟练使用Word、Excel、PPT等办公软件，擅长台账整理、档案分类、数据统计与资料归档；了解ISO9001等管理体系基本运行逻辑，掌握安全生产台账基本规范。
4. 职业素养：工作严谨细致、责任心强、执行力强，具备良好的文字表达能力、沟通协调能力与流程闭环意识，做事有条理、抗压能力强，严守公司制度与保密要求。
5. 其他要求：能主动跟进工作进度，具备基础的合规意识、问题整改意识，可独立完成资料整理、台账更新、文件对接等常规工作。
（二）优先录用条件
1. 持有内审员证书、安全员相关培训证书
2.做事沉稳耐心，长期稳定意向强，能同时统筹多类琐碎工作