一、岗位职责:
1、行政事务支撑:负责协助部门总监完成与其他部门相关事务的沟通协调,及日常行政类事务的落地执行与跟进。
2、荣誉档案管理:负责外部机构授予荣誉的档案台账填报,确保数据完整规范,按集团档案管理要求完成更新与归档。及时查阅并检查各投资企业填报数据是否规范,并提醒投资企业按各归口管理部门要求获取更有价值的荣誉。
3、员工关怀执行:定期完成入离职员工数据整理、及时更新新员工入职后需了解的服务台内容。员工生日关怀台账更新,规范填写生日关怀形式说明,同步更新邮寄地址与收件人信息,保障所有领导及同事生日手办寄送工作,每年协助进行手办设计。
4、预算与数据统计:负责 “投企 - 预算执行统计表” 的相关填报、汇总与跟进工作,保障数据准确性与时效性。
5、台账管理与培训:主导飞书综合事务管理台账填报培训,讲解飞书表格搭建、管理逻辑及台账填报流程,指导新员工掌握台账填报方法;同时负责台账类型、查找途径及链接设置等实操内容的宣导。
6、台账数据核查与待办推进:负责各类台账数据的检查与完善,包括办公用品台账单价与规格匹配、租赁数据补全、数据仪表盘制作、办公人数统计、水电费台账核查、电费问题沟通、荣誉档案修改、车辆照片拍摄及表格优化等事项的落地执行。
7、会务、活动保障工作:协助完成公司各类会议、活动的全流程会务保障。
8、文字工作:协助完成各类会议,独立撰写会议纪要、工作通知、活动方案等文字材料,年度制度修订的相关撰写,
二、任职要求
1、学历要求:本科及以上学历核心能力:
2、学习能力强,可快速掌握飞书台账操作、行政事务流程等新业务;
3、创新意识突出,能优化台账管理、会务流程等现有工作模式;
4、具备良好的组织协调能力,可统筹会务、台账培训等事务,对接多方人员;
5、文字表达能力扎实,能独立完成会议纪要、通知、台账填报说明等文书撰写;
6、细心严谨、责任心强,能高效完成数据统计、台账核查等细致性工作,抗压能力良好。