【岗位职责】
1、协助行政主管完善公司行政管理制度,涵盖办公秩序、文件管理、会议管理、固定资产管理等方面。严格监督制度在前台区域的执行情况,如提醒员工遵守办公秩序、规范文件借阅流程等,确保行政工作规范化。
2、负责公司前台区域的日常清洁与整理工作,保持前台环境整洁、舒适、安全。协助行政部门进行办公场地的布局调整和装饰布置,营造良好的公司形象。及时发现并反馈前台区域设施设备的损坏情况,协调相关人员进行维修。
3、进行办公用品的采购申请和分发工作,建立简单的办公用品领用台账,确保办公用品的及时供应。对前台常用办公用品进行定期盘点,发现库存不足及时提醒采购。
4、对前台区域的固定资产进行登记和盘点,如前台电脑、打印机等设备。关注设备的使用状况,发现故障及时报修,确保设备正常运行。
5、安排公司各类会议,包括确定会议时间、地点、参会人员,并及时发布会议通知。在会议开始前,准备好会议所需的资料和设备,如投影仪、麦克风等。负责会议签到和简单的会议记录工作。
6、协助策划和组织公司内部员工活动。在活动现场提供后勤支持,如物资准备、人员引导等。协助其他部门开展外部活动,如客户接待、商务洽谈等,做好接待和引导工作。
7、热情接待来访人员,做好登记和引导工作,及时通知相关人员接待。与来访人员进行良好的沟通,解答一般性问题,维护公司良好的对外形象。
8、与公司各部门保持良好的沟通,了解各部门的需求,及时传达行政信息。协调处理部门间涉及前台的行政事务,如文件传递、物品交接等。
【任职要求】
1、本科及以上学历,行政管理、秘书学等相关专业优先。
2、具备1 - 2年行政前台或相关岗位工作经验。
3、熟悉行政管理基本流程,具备一定的接待、会务组织和文件管理能力。
3、形象气质佳,具备良好的职业素养和沟通表达能力,亲和力强,能够热情、耐心地接待来访人员。
4、工作细心、责任心强,具备较强的应变能力和问题解决能力。
5、热爱学习,有一定的创新意识,认同公司企业文化。
【福利及工作时间】:
购买五险、法定节假日、带薪年假、节日礼品等;
广阔的职业发展空间和晋升机会;
丰富多彩的员工活动和团队文化;
专业的培训和学习机会,助力个人成长;
工作时间:9:00-17:30